Приложение к распоряжению Администрации города от 01.03.2022 № 356
Положение об отделе протокола Администрации города
Раздел I. Общие положения
- Отдел протокола является структурным подразделением исполнительно-распорядительного органа местного самоуправления городской округ Сургут – Администрации города Сургута.
- Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерацией, законодательством Российской Федерации, законодательством Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, Уставом города Сургута, иными муниципальными правовыми актами города Сургута, а также настоящим Положением.
- Отдел протокола не является юридическим лицом, имеет печать с собственным наименованием, соответствующие штампы и бланки, необходимые для его деятельности.
- Местонахождение отдела протокола: город Сургут, улица Энгельса, 8.
- Финансирование расходов на содержание отдела протокола осуществляется за счет средств бюджета города в пределах утвержденных ассигнований.
Раздел II. Цель отдела
Отдел создан в целях обеспечения деятельности Администрации города в сфере сопровождения и организационно-технического обеспечения протокольных мероприятий с участием Главы города.
Раздел III. Функции отдела
- Отдел в соответствии с возложенными на него целями выполняет следующие функции:
1.1. Осуществляет протокольное сопровождение встреч Главы города, заместителей Главы города при делегировании им полномочий с делегациями, прибывающими в Сургут, протокольное сопровождение участия в проведении переговоров, конференций, совещаний и иных официальных мероприятия.
1.2. Осуществляет протокольное сопровождение и организационно-техническую подготовку по выполнению утвержденных программ пребывания делегаций.
1.3. Организует участие работников и руководителей структурных подразделений Администрации города при проведении встреч делегаций с Главой города, заместителями Главы города.
1.4. Обеспечивает взаимодействие структурных подразделений Администрации города Сургута, участвующих в организации официальных мероприятий в соответствии с протокольными нормами.
1.5. Участвует в организации и подготовке городских мероприятий, связанных с проведением юбилейных торжеств, конференций, презентаций и других мероприятий.
1.6. Согласовывает проекты городских торжественных мероприятий в части соответствия нормам протокола.
1.7. Ведет учет документов и отчетность по протокольным мероприятиям (распоряжения, сметы, программы).
1.8. Ведет подготовку церемоний вручения наград различного уровня совместно с отделом наград управления кадров и муниципальной службы и комитетом культуры Администрации города.
1.9. Осуществляет оформление документации на размещение муниципальных закупок, заключение контрактов, договоров на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг в целях сопровождения протокольных мероприятий.
1.10. Осуществляет хранение продукции для сопровождения протокольных мероприятий Администрации города.
1.11. Ведет учет документов и отчетность по расходованию средств и продукции представительского фонда Администрации города (ежемесячные акты списания) на приобретение цветов, протокольной атрибутики, оказанию услуг питания, фотосъемки протокольных мероприятий и проведению протокольных мероприятий.
1.12. Осуществляет сбор информации о протокольных мероприятиях с участием Главы города и передачу в структурное подразделение Администрации города, ответственное за подготовку отчета Главы города о результатах его деятельности и деятельности Администрации города.
1.13. Ведет единую информационную базу протокольных мероприятий Администрации города.
1.14. Консультирует структурные подразделения Администрации города по вопросам организации протокольных мероприятий.
1.15. Осуществляет организационное взаимодействие с организациями различных форм собственности, общественными объединениями и некоммер-ческими организациями, гражданами в процессе подготовки протокольных мероприятий.
1.16. Готовит и вносит заместителю Главы города, курирующему деятельность отдела протокола, предложения по совершенствованию взаимодействия подразделений Администрации города при проведении протокольных мероприятий.
1.17. Участвует в профилактике терроризма и экстремизма, а также в минимизации и (или) ликвидации последствий проявлений терроризма и экстремизма в пределах функций, возложенных на отдел настоящим положением.
- Для реализации целей своего создания отдел осуществляет иные функции в соответствии с муниципальными правовыми актами органов местного самоуправления городского округа Сургут.
Раздел IV. Структура отдела
- Для выполнения функций отдела в его структуру входят:
- начальник отдела;
- специалист-эксперт;
- главный специалист;
- ведущий специалист.
- Деятельность специалистов отдела осуществляется в соответствии с настоящим Положением и должностными инструкциями специалистов.
Раздел V. Статус руководителя отдела
- Отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность и освобож-даемый от должности Главой города по представлению заместителя Главы города, курирующего деятельность отдела;
- Начальник отдела подчиняется заместителю Главы города, курирующему деятельность отдела;
- Начальник отдела осуществляет непосредственное руководство деятельностью отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел функций, за несоблюдение действующего законодательства, сохранность документов, находящихся в ведение отдела, за разглашение служебной информации, состояние трудовой и исполнительной дисциплины.
- Начальник отдела:
4.1. Разрабатывает и представляет заместителю Главы города, курирующему деятельность отдела протокола, положение об отделе.
4.2. Разрабатывает, представляет заместителю Главы города, курирующему деятельность отдела протокола, должностные инструкции сотрудников отдела.
4.3. Представляет Главе города предложения о замещении вакантных должностей работников отдела.
4.4. Дает работникам отдела обязательные для них письменные или устные указания по вопросам, отнесенным к компетенции отдела, контролирует их исполнение.
4.5. Направляет Главе города представления о поощрении или дисци-плинарном взыскании работников отдела.
4.6. Направляет Главе города предложения о необходимости повышения квалификации работников отдела.
4.7. Вносит в установленном порядке на рассмотрение Главы города проекты муниципальных правовых актов по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
4.8. Организует исполнение муниципальных правовых актов, касающихся деятельности отдела.
4.9. Издает в пределах своей компетенции приказы, обязательные для исполнения специалистами отдела протокола.
4.10. Осуществляет иные полномочия, возложенные на него в установ-ленном порядке.
- В случае отсутствия начальника отдела его обязанности выполняет специалист-эксперт отдела в соответствии с порядком, предусмотренным должностными инструкциями.
Раздел VI. Заключительные положения
- Отдел протокола несет ответственность, предусмотренную законодательством и муниципальными правовыми актами, за невыполнение или ненадлежащее выполнение возложенных на него функций.
- Персональная ответственность начальника и специалистов отдела протокола устанавливается в их трудовых договорах и должностных инструкциях.
- Изменения и дополнения в настоящее положение вносятся распоряжением Администрации города.