Положение о Проектном комитете Администрации города (далее - положение)
Раздел I. Общие положения
- Положение определяет цели деятельности, полномочия и порядок формирования работы Проектного комитета Администрации города (далее – Проектный комитет).
- Проектный комитет является органом, координирующим проектную деятельность в Администрации города, принимающим решения и дающим поручения в части планирования и контроля проектной деятельности.
- Проектный комитет в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральным законодательством, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, законодательством Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, а также настоящим положением.
- Основные понятия и термины, используемые в настоящем положении, применяются в значении, установленном положением о системе управления проектной деятельностью в Администрации города.
Раздел II. Основные функции и права Проектного комитета
- Проектный комитет в пределах своей компетенции:
1.1. Определяет правила организации и направления развития проектной деятельности в исполнительных органах власти муниципального образования городской округ Сургут Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (далее – муниципальное образование городской округ Сургут).
1.2. Формирует требования к управлению проектами.
1.3. Вырабатывает предложения о создании портфеля проектов.
1.4. Принимает решение о запуске портфеля проектов.
1.4.1. Утверждает состав портфеля проектов и согласовывает его паспорт.
1.4.2. Назначает куратора и руководителя проекта (портфеля проектов), членов проектного комитета по управлению портфелем проектов.
1.5. Осуществляет мониторинг и контроль реализации проектов, портфеля проектов (достижение целевых показателей портфеля проектов, приемку результатов реализации портфеля проектов).
1.6. Рассматривает проектные инициативы муниципального образования городской округ Сургут, принимает решение о запуске, приостановлении и закрытии проектов в порядке, предусмотренном положением о системе управления проектной деятельностью, оценивает целесообразность дальнейшей реализации проектов.
1.7. Рассматривает риски и проблемы, принимает решения, связанные с реализуемыми проектами, по вопросам, вынесенным на Проектный комитет, согласовывает выделение ресурсов на реализацию проектов (портфелей проектов).
1.8. Осуществляет анализ результатов и показателей проектов, проводит оценку целесообразности дальнейшей реализации проектов.
1.9. Рассматривает итоговые отчеты по проектам, устанавливает срок подготовки и представления плана постпроектного мониторинга общественно значимого эффекта от реализации проектов (далее – постпроектный мониторинг), утверждает планы постпроектного мониторинга.
1.10. Рассматривает заключения о достижении целевых показателей портфелей проектов, принимает решение о закрытии портфеля проектов и утверждении заключения о достижении целевых показателей портфеля проектов.
1.11. Осуществляет иные полномочия в сфере управления проектной деятельностью в исполнительных органах власти муниципального образования городской округ Сургут.
- Проектный комитет для исполнения установленных функций имеет право:
2.1. Запрашивать и получать необходимые материалы и информацию от структурных подразделений Администрации города, организаций города независимо от их форм собственности.
2.2. Приглашать на заседания представителей структурных подразделений Администрации города, исполнительных органов власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, представителей деловых кругов, общественных организаций, хозяйствующих субъектов, средств массовой информации, иных юридических и физических лиц.
2.3. Привлекать экспертов и консультантов для проработки вопросов, вносимых на рассмотрение.
2.4. Давать поручения структурным подразделениям Администрации города в целях осуществления проектной деятельности.
2.5. Давать рекомендации структурным подразделениям Администрации города по вопросам развития проектной деятельности в исполнительных органах власти муниципального образования городской округ Сургут.
Раздел III. Порядок формирования и организация деятельности
Проектного комитета
- В состав Проектного комитета входят:
1.1. Председатель Проектного комитета, который по должности является Главой города.
1.2. Заместитель председателя Проектного комитета, который по должности является заместителем Главы города, курирующим сферу экономики.
В период отсутствия председателя Проектного комитета, а также по его поручению руководство Проектным комитетом, осуществление иных полномочий председателя Проектного комитета возлагается на заместителя председателя Проектного комитета.
В случае одновременного отсутствия председателя и заместителя председателя Проектного комитета руководство Проектным комитетом, осуществление иных полномочий председателя Проектного комитета возлагается на высшее должностное лицо Администрации города, осуществляющее полномочия Главы города по руководству деятельности Администрации города.
1.3. Секретарь Проектного комитета, который по должности является начальником управления инвестиций и развития предпринимательства Администрации города.
1.4. Члены Проектного комитета, которые по должности являются заместителями Главы города.
- Положение о Проектном комитете и информация о его составе размещаются на официальном портале Администрации города.
- Деятельность Проектного комитета осуществляется на регулярной основе в форме заседаний, проводимых не реже одного раза в месяц. Допускается проведение заседаний Проектного комитета в режиме видеоконференции.
- Инициировать внеочередное заседание может любой из членов Проектного комитета.
- Председатель Проектного комитета:
5.1. Осуществляет руководство деятельностью Проектного комитета.
5.2. Назначает заседания и утверждает повестку заседания Проектного комитета.
5.3. Проводит заседания Проектного комитета.
5.4. Принимает решение о проведении внеочередного заседания по представлению секретаря Проектного комитета.
5.5. Утверждает план работы Проектного комитета.
5.6. Дает поручения и организует контроль их исполнения в рамках деятельности Проектного комитета.
5.7. По представлению секретаря Проектного комитета принимает решение привлечении к участию в заседаниях Проектного комитета лиц, не являющихся членами Проектного комитета.
- Члены Проектного комитета обладают равными правами при принятии решений на заседаниях Проектного комитета.
- По предложениям членов Проектного комитета в его заседаниях могут принимать участие представители структурных подразделений Администрации города, исполнительных органов власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, представители деловых кругов, общественных организаций, хозяйствующих субъектов, средств массовой информации, иных юридических и физических лиц, не обладающие правом голоса при принятии решений Проектным комитетом.
- Члены Проектного комитета вправе:
8.1. Вносить предложения о включении в повестку заседания Проектного комитета вопросов для рассмотрения.
8.2. Знакомиться с протоколами заседаний, иными документами Проектного комитета.
- Члены Проектного комитета обязаны:
9.1. Обеспечивать подготовку материалов по вопросам, выносимым на рассмотрение Проектного комитета.
9.2. Информировать секретаря Проектного комитета о невозможности участия в заседании с указанием причин.
9.3. Изучать необходимую информацию (материалы), доводить до сведения всех членов Проектного комитета информацию о состоянии дел в курируемой сфере, имеющим отношение к принимаемым решениям.
9.4. Выполнять поручения, исполнять решения Проектного комитета.
- Обеспечение деятельности Проектного комитета осуществляет проектный офис. Проектным офисом в исполнительных органах власти муниципального образования городской округ Сургут является отдел инвестиций и проектного управления управления инвестиций, развития предпринимательства и туризма Администрации города.
- Секретарь Проектного комитета:
11.1. Координирует работу Проектного комитета.
11.2. Формирует проект плана работы Проектного комитета.
11.3. Организует работу по обеспечению деятельности Проектного комитета, в том числе по подготовке материалов для заседаний, получению документов от членов Проектного комитета и других участников заседаний, контролю исполнения решений, поручений Проектного комитета, формирует проект повестки заседания Проектного комитета.
11.4. Формирует предложения по основным направлениям деятельности Проектного комитета.
11.5. Организует взаимодействие Проектного комитета с лицами, не являющимися членами Проектного комитета, формирует предложения об их участии в заседаниях Проектного комитета.
11.6. Вправе проводить рабочие совещания с членами Проектного комитета, иными лицами в целях подготовки заседаний Проектного комитета.
11.7. Выполняет иные обязанности по поручению председателя Проектного комитета.
- Секретарь Проектного комитета информирует членов Проектного комитета о дате, времени и месте проведения заседания не позднее чем за три рабочих дня.
- На заседаниях Проектного комитета рассматриваются вопросы, внесенные в повестку. Обязательными пунктами повестки заседания Проектного комитета являются:
13.1. Отчет о выполнении ранее принятых решений Проектного комитета (промежуточные итоги реализации).
13.2. Доклад кураторов и (или) руководителей проектов (портфеля проектов) о состоянии реализации проектов (портфеля проектов).
13.3. Рассмотрение вопросов, вынесенных на рассмотрение Проектного комитета кураторами проектов, руководителями портфелей проектов, членами Проектного комитета.
- Проектный комитет принимает решения при наличии кворума, который составляет не менее половины постоянных членов Проектного комитета.
- При принятии Проектным комитетом решений проводится открытое голосование. Решение принимается простым большинством голосов от общего числа присутствующих на заседании постоянных членов Проектного комитета. При равенстве голосов голос председателя Проектного комитета является решающим.
- По результатам заседания (в течение пяти рабочих дней с момента проведения) секретарь Проектного комитета составляет итоговый протокол. В итоговом протоколе заседания указываются:
- дата, место и время проведения заседания;
- состав участников заседания, включая приглашенных лиц;
- рассмотренные вопросы;
- предложения и замечания, высказанные в процессе обсуждения рассматриваемых вопросов;
- результаты голосования по рассматриваемым вопросам и принятые решения;
- поручения, решения, рекомендации Проектного комитета.
- Протокол заседания Проектного комитета подписывают секретарь и председатель Проектного комитета.
- Решения, принятые на заседаниях Проектного комитета и зафиксированные в протоколе заседания, являются обязательными для исполнения участниками проектной деятельности в исполнительных органах власти муниципального образования городской округ Сургут.
- Мониторинг и контроль исполнения решений, поручений Проектного комитета осуществляет проектный офис.
- Информацию о выполнении или невыполнении решения или поручения лица, ответственные за выполнение, должны направлять в адрес проектного офиса не позднее даты, следующей за датой выполнения поручения, зафиксированной в протоколе заседания.
В случае если в ходе выполнения поручения Проектного комитета возникли обстоятельства, препятствующие его надлежащему выполнению в установленный срок, исполнитель не позднее чем до истечения половины установленного срока представляет в проектный офис доклад с указанием обстоятельств, конкретных мер, принимаемых для обеспечения выполнения поручения, и предложений о внесении в поручение изменений по существу и (или) продления срока его выполнения.
Решение о внесении в поручение изменений по существу и (или) продлении срока его выполнения принимается на ближайшем заседании Проектного комитета при наличии объективных причин (отсутствие реальных условий выполнения, которые невозможно было предусмотреть при формировании поручения; необходимость получения дополнительных материалов, проведения соответствующих расчетов и другой работы).
- О неисполнении в срок или нарушении принятых решений или поручений секретарь Проектного комитета информирует членов Проектного комитета на ближайшем заседании.
- Хранение оригиналов протоколов заседаний и других материалов, относящихся к работе Проектного комитета, обеспечивает проектный офис.