ПОЛОЖЕНИЕ
об отделе по работе с обращениями по вопросам городского хозяйства департамента городского хозяйства Администрации города
- Общие положения
1.1. Отдел по работе с обращениями по вопросам городского хозяйства (далее - Отдел) является структурным подразделением департамента городского хозяйства (далее – Департамент) исполнительно-распорядительного органа местного самоуправления городской округ Сургут – Администрации города Сургута.
1.2. Отдел в своей деятельности:
- подчиняется непосредственно директору Департамента;
-руководствуется Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации, законодательством Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, Уставом городского округа Сургут, Положением о департаменте городского хозяйства, иными муниципальными правовыми актами городского округа Сургут, приказами директора департамента городского хозяйства, а также настоящим Положением.
1.3. Местонахождение отдела: Тюменская область, Ханты-Мансийский автономный округ – Югра, город Сургут, улица Гагарина, 11.
1.4. Финансирование расходов на содержание отдела осуществляется за счет средств бюджета города в пределах утвержденных ассигнований.
- Цели отдела
Отдел создан в целях реализации части функций департамента в области:
- сбора и анализа поступающих обращений граждан по вопросам, касающимся городского хозяйства,
- координации внутри Департамента для решения поступивших вопросов и подготовки ответа на обращения граждан,
- координации с внешними участниками в целях решения вопросов по поступившим обращениям и подготовки на них ответа,
- совершенствования внутренних процессов и процедур департамента,
- контроля за соблюдением порядка рассмотрения обращения граждан.
- Функции Отдела:
3.1. Сбор и анализ входящих обращений по вопросам городского хозяйства посредствам федеральных, региональных, муниципальных систем обратной связи и фиксации обращений, а также иных средствах электронной коммуникации.
3.2. Структурирование и формализация сути обращения, определение контура внутренних и внешних участников для подготовки ответа и решения вопроса, связанного с обращением.
3.3. Фиксация вопроса, связанного с обращением, на интерактивных ресурсах департамента (если необходимо), направление уведомления задействованным участникам.
3.4. Запрос и получение информации для подготовки ответа на обращение и / или решение вопроса, связанного с обращением, подготовка первичного ответа.
3.5. Сбор отчетной информации по решению вопроса, связанного с обращением, подготовка и направление ответа с подтверждением по решению вопроса, связанного с обращением (если необходимо).
3.6. Актуализация статуса вопроса, связанного с обращением, на интерактивных ресурсах департамента (если необходимо).
3.7. Ведение аналитики в разрезе ключевых показателей эффективности Отдела, осуществление регулярного мониторинга КПЭ, формирование предложений по корректирующим действиям в случае наблюдения негативной динамики.
3.8. Совершенствование процессов обработки обращений и решения вопросов, связанных с обращениями.
3.9. Ведение обработку, хранение в течение установленного срока законченных делопроизводством документов, подготавливает и сдает в архив документы и материалы в соответствии с действующим законодательством.
- 3.10. Выполнение поручений директора департамента относящимся к компетенции отдела.
3.11. Для реализации целей своего создания отдел осуществляет иные функции в соответствии с муниципальными правовыми актами органов местного самоуправления городского округа город Сургут.
- Структура отдела
4.1. Структура и численность отдела формируется в соответствии со штатным расписанием департамента городского хозяйства Администрации города, утверждаемым в установленном порядке.
4.2. Отдел возглавляет начальник отдела, назначаемый на должность и освобождаемый Главой города по согласованию с директором департамента.
4.3. Начальник отдела осуществляет непосредственное руководство деятельностью отдела на основе единоначалия и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел функций, за несоблюдение действующего законодательства, сохранность документов, находящихся в ведении отдела, за разглашение служебной информации, состояние трудовой и исполнительной дисциплины.
4.4. Начальник отдела:
- представляет на согласование директору департамента положение об отделе;
- представляет директору департамента предложения о замещении вакантных должностей работников отдела;
- дает работникам обязательные для них письменные или устные указания по вопросам, отнесенным к компетенции отдела, контролирует их исполнение;
- направляет директору департамента представления о поощрении или дисциплинарном взыскании работников отдела;
- представляет директору департамента проекты муниципальных правовых актов по вопросам, входящим в компетенцию отдела;
- организует исполнение муниципальных правовых актов, касающихся деятельности отдела;
- осуществляет иные полномочия, возложенные на него в установленном порядке.
4.5. Распределение обязанностей производится в соответствии с должностными инструкциями, определяющими круг должностных обязанностей каждого сотрудника отдела.
- Отдел взаимодействует со структурными подразделениями, муниципальными учреждениями, предприятиями и подведомственными учреждениями Департамента городского хозяйства Администрации города Сургута, а также со сторонними субъектами, входящими в контур участников процесса обработки обращений граждан и решения вопросов, связанных с обращениями.
5.1. Для исполнения своих функций отдел:
5.1.1. Непосредственно запрашивает и получает необходимую информацию, документы и материалы в структурных подразделениях, муниципальных учреждениях, предприятиях и подведомственных учреждениях Департамента (в случае необходимости).
5.1.2. По поручению директора департамента может привлекаться к работе других отделов департамента.
5.1.3. Представляет в установленном порядке необходимую информацию, документы и материалы отделам департамента
5.1.4. Вправе привлекать по согласованию с директором департамента к своей работе работников других отделов департамента.
5.1.5. Непосредственно запрашивает и получает необходимую информацию, документы и материалы у внешних участников, входящих в контур процесса обработки обращений и решения вопросов, связанных с обращениями.
- Заключительные положения
6.1. Персональная ответственность начальника и специалистов отдела устанавливается в их трудовых договорах, должностных инструкциях.
6.2. Изменения и дополнения в настоящее положение вносятся приказом директора департамента.