Согласно подпункту 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской
Федерации (далее — Кодекс) расходы на командировки относятся к прочим расходам,
связанным с производством и реализацией. При этом такие расходы должны
удовлетворять критериям признания расходов в целях налогообложения прибыли,
предусмотренным статьей 252 Кодекса, и, в частности, должны подтверждаться
документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской
Федерации (при выдаче таких документов в соответствии с законодательством
Российской Федерации).
Статьями 313 и 314 Кодекса установлено, что к
налоговому учету принимается информация о хозяйственных операциях, содержащаяся
в первичных документах. По командировочным расходам хозяйственной операцией
является начисление организацией задолженности перед работником на сумму
понесенных им расходов на командировку (списание подотчетной суммы с
работника).
Первичным документом, на основании которого принимается к учету
данная хозяйственная операция, является утвержденный руководителем организации
авансовый отчет (утверждается при наличии письменного отчета о выполненной
работе в командировке, согласованного с руководителем структурного подразделения
работодателя). Датой признания расходов на командировки согласно подпункту 5
пункта 7 статьи 272 Кодекса является дата утверждения авансового
отчета.
Действующий порядок оформления документов, связанных с
командированием работников, установленный постановлением Правительства
Российской Федерации от 13.10.2008 № 749, в качестве неотъемлемого приложения к
авансовому отчету предусматривает наличие следующих оправдательных
документов:
- командировочного удостоверения, оформленного надлежащим
образом. Форма командировочного удостоверения утверждена постановлением
Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (форма № Т-10). Указанный документ не
оформляется только при командировании за пределы Российской Федерации (кроме
поездок в государства - участники Содружества Независимых Государств, с которыми
заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для
въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении
государственной границы). В случаях командировок по территории Российской
Федерации и в указанные государства — участники СНГ заполнение реквизитов
«прибыл-убыл» предусматривается в случаях, если местом командирования является
юридическое лицо;
- о найме жилого помещения;
- о фактических расходах по
проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров
на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению
в поездах постельных принадлежностей);
- об иных расходах, связанных с
командировкой.
Указанные оправдательные документы, являющиеся необходимым
приложением к авансовому отчету, должны быть надлежащим образом оформлены, т.е.,
составлены по унифицированным формам, если таковые установлены, а в иных случаях
- должны быть заполнены по формам, предусмотренным организацией - продавцом
(исполнителем) и содержащим реквизиты, поименованные в пункте 2 статьи 9
Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
При этом
согласно постановлению Госкомстата России от 24.03.1999 № 20 в утвержденные
Госкомстатом России унифицированные формы документов организация при
необходимости может вносить дополнительные реквизиты, а также менять форматы
бланков. Исключение отдельных реквизитов из унифицированных форм или их
изменение не допускается.
Оформление авансового отчета с нарушением
установленных законодательством требований, а также отсутствие необходимых
приложений к авансовому отчету (или ненадлежащее их оформление) влечет
несоответствие авансового отчета требованиям законодательства Российской
Федерации и, соответственно, указанная в нем сумма расходов не может быть
включена в состав расходов в целях налогообложения прибыли, как не имеющая
надлежащего документального подтверждения.
Что касается других документов,
которыми должна оформляться командировка в соответствии с постановлением
Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (в частности, приказ (распоряжение) о
направлении работника в командировку (формы № Т-9 и № Т-9а) и служебное задание
(форма № Т-10а)), то их наличие и оформление определяется внутренним
документооборотом организации, и для документального подтверждения в целях
налогообложения прибыли организаций не является обязательным.
Пресс-служба ИФНС России по г. Сургуту ХМАО-Югре