Чтобы результаты инвентаризации соответствовали целям ее проведения, были максимально информативны, а также не создавали трудностей в работе тем сотрудникам и подразделениям, которые не принимают непосредственного участия в этом мероприятии, к ней надо подходить ответственно и разбить весь процесс на отдельные этапы.
Первый этап — организационный. Один из самых важных этапов, так как на нем составляются документы (приказ о проведении инвентаризации; список участников постоянно действующей инвентаризационной комиссии; приказы о создании рабочих комиссий, о назначении иных лиц, ответственных за обеспечение необходимых условий для проведения проверки), обеспечивающие во время инвентаризации качественную и бесперебойную работу не только инвентаризационной комиссии, но и всей организации в целом, анализируются все документы, регламентирующие порядок ее проведения (учетная политика, положение об инвентаризации и т. п.).
Необходимо иметь в виду, что наличия в учетной политике организации общего положения о том, что инвентаризация проводится в соответствии с действующим законодательством, недостаточно. Порядок проведения инвентаризации необходимо конкретизировать в локальных нормативных актах, в которых подробно прописать действия всех лиц, занятых в инвентаризации (непосредственно или косвенно). Также следует прописать порядок оформления документов, связанных с инвентаризацией.
О б р а т и т е в н и м а н и е: чем подробнее описан порядок проведения инвентаризации (включая составление и оформление соответствующей документации), тем меньше будет ошибок, а значит, и проблем как у организации в целом, так и у бухгалтерской службы в частности.
Все работники компании или по крайней мере соответствующие должностные лица должны быть своевременно оповещены о периоде проведения инвентаризации. Все лица, причастные к проведению инвентаризации, должны быть ознакомлены с приказом и иными локальными нормативными актами (если это не было сделано ранее).
Второй этап — подготовительный. На этом этапе проверяется работоспособность механизмов, весового оборудования и измерительных приборов, изучается своевременность и необходимость их поверки. Проверяется освещенность на складах, в кладовых, цехах и иных помещениях, предназначенных для инвентаризации. В зависимости от специфики деятельности организации могут потребоваться иные подготовительные работы.
На данном этапе распечатываются инвентаризационные ведомости, чтобы к началу проведения инвентаризации они уже были готовы.
Третий этап — инвентаризация. На этом этапе проводятся инвентаризационные мероприятия в соответствии со спецификой деятельности компании и разработанными регламентами.
Четвертый этап — аналитический. Анализируются результаты инвентаризации. При выявлении отклонений составляются сличительные ведомости, исследуются причины появления расхождений, в том числе излишков или недостач.
Разрабатываются мероприятия по совершенствованию учетного процесса и повышению эффективности системы внутреннего контроля.
Пятый этап — заключительный. Результаты инвентаризации отражаются в регистрах бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.
Данный этап актуален при выявлении излишков или недостач [2, п. 4 ст. 11; 4, п. 5.5]. Если же расхождений между учетными данными и фактическим наличием объектов не выявлено, то никакие записи в учете не производятся.
Пресс-служба ИФНС России по
г. Сургуту Ханты-Мансийского