С 1 января 2015 года на электронном документообороте обязаны находиться организации с численностью сотрудников от 25 человек (до этой даты ограничение составляло 50 человек и более). Руководители предприятий с меньшей численностью работников до сих пор предоставляют документы при личном посещении территориального органа ПФР на внешнем магнитном носителе в сопровождении бумажного, что при текущем развитии технологий информационного обмена является устаревшим и неудобным способом обмена документами.
Ежеквартально отчетность в Пенсионный фонд предоставляют более 10000 работодателей г.Сургута и Сургутского района. Из них только 82% сдают документы посредством электронного документооборота. Подключившись к нему, можно сдавать отчетность непосредственно из офиса, без посещения органа ПФР и дублирования документов на бумажном носителе. Также ЭДО позволяет отправлять отчетность в любое время суток и без выходных, гарантированно получать подтверждение доставки, которое имеет юридическую силу, в том числе в спорных ситуациях, высвободить рабочее время бухгалтера, сократив непродуктивные затраты времени на поездки в органы ПФР, стояние в очередях, исправление выявленных ошибок при расхождении сведений на бумажном и электронном носителе, получать реестры платежей для сверки перечисленных страховых взносов в ПФР, оперативно получать информацию об изменениях пенсионного законодательства.
Несмотря на то, что законодательством предусмотрена обязанность работодателей представлять отчетность в ПФР в электронном виде, если численность сотрудников организации превышает 25 человек, мы рекомендуем всем руководителям предприятий заключать соглашения и передавать отчетность по телекоммуникационным каналам связи. Этот способ наиболее удобен как для самих работодателей, так и для сотрудников Пенсионного фонда.
Использовать систему электронного документооборота можно не только при взаимодействии с органами ПФР, но и налоговыми органами, а также Фондом социального страхования, органами государственной статистики.