Оформление пенсии через работодателя возможно в том случае, если организация, в которой трудоустроен гражданин, обменивается с Пенсионным фондом России (ПФР) документами по электронным каналам связи. При наличии письменного согласия будущего пенсионера кадровая служба предприятия заблаговременно направляет по защищенным каналам связи в ПФР документы, необходимые для назначения пенсии. Предварительно гражданину необходимо ознакомиться с выпиской из индивидуального лицевого счёта, в которой отражаются сведения о стаже, заработке, страховых взносах и пенсионных коэффициентах.
Выписку из лицевого счёта можно получить дистанционно в личном кабинете на сайте ПФР, через портал госуслуг или бесплатное мобильное приложение ПФР для смартфонов. Для входа в личный кабинет и мобильное приложение используется учётная запись и пароль для портала Госуслуг. В случае отсутствия каких-либо данных на лицевом счёте, влияющих на процесс установления страховой пенсии, представляются те документы, которые есть в распоряжении страхователя или у работника, например, трудовая книжка, свидетельство о рождении детей, военный билет, информация о заработке за периоды до 1 января 2002 года. Недостающие сведения, в случае необходимости, специалисты пенсионного ведомства запросят самостоятельно, путём направления запросов в архивы и организации, где человек трудился ранее.
После завершения заблаговременной работы с документами будущему пенсионеру, к моменту наступления права, лишь останется подать заявление о назначении пенсии, которое также направляется по электронным каналам связи с ПФР.