Утверждено приказом управления кадров и муниципальной службы от 27.12.2021 № 15
ПОЛОЖЕНИЕ
об отделе кадрового обеспечения
1. Общие положения
1.1. Отдел кадрового обеспечения (далее по тексту – отдел) является структурным подразделением управления кадров и муниципальной службы Администрации города (далее по тексту – управление).
1.2. Отдел в своей деятельности подчиняется непосредственно начальнику управления, а в период его отсутствия заместителю начальника управления.
1.3. Отдел возглавляет начальник отдела, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Главой города по представлению начальника управления и по согласованию с заместителем Главы города, курирующим управление.
Специалисты отдела назначаются на должность и освобождаются от должности Главой города по представлению начальника управления и согласованию начальника отдела.
1.4. Деятельность отдела осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации, законодательством и нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ханты-Мансийского автономного округа – Югры по вопросам государственного и муниципального управления, муниципальной службы, противодействия коррупции, Уставом муниципального образования городской округ Сургут, муниципальными нормативными правовыми актами, Положением об управлении и настоящим Положением.
2. Основные задачи отдела
2.1. Обеспечение деятельности по формированию высококвалифицированного кадрового состава в Администрации города.
2.2. Организация работы по достижению эффективной организации кадрового делопроизводства в Администрации города в соответствии с основными положениями государственной системы документационного обеспечения управления и требованиями действующего законодательства.
3. Функции отдела
3.1. Ведение реестра муниципальных служащих и лиц, занимающих должности, не отнесенные к должностям муниципальной службы, и осуществляющих техническое обеспечение деятельности Администрации города и ее структурных подразделений.
3.2. Подготовка проектов муниципальных правовых актов Администрации города и ее структурных подразделений по кадровому делопроизводству в отношении Главы города, работников Администрации города и ее структурных подразделений, а также руководителей муниципальных организаций.
3.3. Ведение учета личного состава Администрации города и ее структурных подразделений, формирование и ведение банка данных о количественном и качественном составе кадров, обработка информации в автоматизированной информационной системе «Учет кадров муниципального образования».
3.4. Ведение трудовых книжек работников Администрации города и ее структурных подразделений, руководителей муниципальных организаций (при наличии), формирование сведений о трудовой деятельности работников Администрации города и ее структурных подразделений, руководителей муниципальных организаций и представление указанных сведений в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации.
3.5. Ведение личных дел работников Администрации города и ее структурных подразделений и руководителей муниципальных организаций.
3.6. Оформление трудовых договоров с лицами, поступающими на работу/муниципальную службу в Администрацию города и ее структурные подразделения, а также с лицами, принимаемыми на должность руководителей муниципальных организаций.
3.7. Анализ состояния и движения кадров в Администрации города и ее структурных подразделениях.
3.8. Ведение документации по кадровому делопроизводству в соответствии с действующим законодательством.
3.9. Контроль за подготовкой кадровой документации для передачи дел в архив в соответствии с номенклатурой дел.
3.10. Проверка табелей учета рабочего времени работников Администрации города и ее структурных подразделений.
3.11. Составление графиков отпусков работников Администрации города и ее структурных подразделений, руководителей муниципальных организаций, ведение учета использования отпусков.
3.12. Подготовка ведомостей на выплату ежемесячного денежного поощрения, денежного поощрения за квартал (год), премии по результатам работы за месяц, квартал, год.
3.13. Хранение должностных инструкций работников Администрации города и ее структурных подразделений, а также руководителей муниципальных организаций.
3.14. Выдача по письменным заявлениям работников Администрации города и ее структурных подразделений, руководителей муниципальных организаций, в том числе ранее работавших, копий документов, связанных с работой (о приеме на работу, о переводах на другую работу, об увольнении с работы, выписки из трудовой книжки, о периодах работы у данного работодателя и др.), сведений о трудовой деятельности.
3.15. Оформление и выдача служебных удостоверений работникам Администрации города и ее структурных подразделений, а также удостоверений общественного помощника Главы города.
3.16. Обеспечение исполнения федеральных законов, а также иных нормативных правовых актов по вопросам мобилизационной подготовки, воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе (работники Администрации города и ее структурных подразделений).
3.17. Подготовка муниципальных правовых актов о поощрении за муниципальную службу в соответствии с утвержденным Положением о поощрениях за муниципальную службу, подготовка необходимых материалов для работы совета по вопросам поощрений за муниципальную службу, обеспечение сохранности материалов.
3.18. Обеспечение защиты персональных данных работников Администрации города и ее структурных подразделений, руководителей муниципальных организаций от утечки, утраты, искажения, подделки и других несанкционированных действий.
3.19. Оформление соответствующих документов для назначения муниципальным служащим пенсии за выслугу лет.
3.20. Обеспечение деятельности комиссии по установлению недостающего стажа муниципальной службы работникам органов местного самоуправления города Сургута при выходе на пенсию.
3.21. Заполнение листков временной нетрудоспособности работников Администрации города и ее структурных подразделений в части раздела продолжительности страхового стажа.
3.22. Осуществление контроля за состоянием трудовой дисциплины и соблюдением правил внутреннего трудового распорядка работниками Администрации города и ее структурными подразделениями.
3.23. Принятие мер по обеспечению трудоустройства высвобождаемых в результате сокращения штата или численности работников Администрации города и ее структурных подразделений, предоставлению им гарантий и компенсаций, установленных действующим законодательством.
3.24. Проверка достоверности предоставляемых гражданином персональных данных и иных сведений при поступлении на работу в Администрацию города в соответствии с действующим законодательством.
3.25. Подготовка материалов для оформления допуска на должности, предусматривающие работу со сведениями, составляющими государственную тайну.
3.26. Подготовка распоряжений Главы города о назначении общественного помощника Главы города, прекращении его полномочий по соответствующим основаниям, а также ведение учетной документации, предусмотренной муниципальным правовым актом Главы города об общественных помощниках Главы города.
3.27. Ведение приема, регистрации и учёта конфиденциальных документов в соответствии с порядком работы с документами ограниченного распространения в Администрации города.
3.28. Предоставление информации в службу охраны здоровья для организации и проведения ежегодной диспансеризации муниципальных служащих Администрации города и ее структурных подразделений.
3.29. Проведение анализа штатной численности работников Администрации города и ее структурных подразделений.
3.30. Подготовка и представление в органы Пенсионного Фонда Российской Федерации ежемесячной отчетности по сведениям о застрахованных лицах (СЗВ-М), ежегодной отчетности о страховом стаже застрахованных лиц (СЗВ-СТАЖ).
3.31. Подготовка и представление в органы Пенсионного Фонда Российской Федерации сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД).
3.32. Ежемесячное представление органам службы занятости сведений о наличии вакансий, обеспечение полноты, достоверности и актуальности информации о вакансиях в Администрации города и ее структурных подразделениях.
3.33. Еженедельное размещение вакансий на официальном портале Администрации города.
3.34. Подготовка направлений в медицинскую организацию для прохождения обязательного предварительного медицинского осмотра при поступлении на работу (для иногородних, пребывающих для работы в районы Крайнего Севера).
3.35. Взаимодействие с федеральными, государственными и окружными органами, органами местного самоуправления городского округа Сургут, муниципальных образований автономного округа и иных регионов, государственными, муниципальными учреждениями и предприятиями по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
3.36. Выполнение иных функций в соответствии с действующим законодательством и муниципальными правовыми актами.
4. Структура отдела
4.1. Структура и штатная численность отдела (в составе управления) формируется с соблюдением нормативов численности и требований к порядку разработки структуры Администрации города, утвержденному Главой города.
4.2. При составлении и утверждении штатного расписания отдела (в составе управления) используются наименования должностей муниципальной службы в соответствии с Перечнем должностей, утвержденным муниципальным правовым актом.
4.3. Изменения, связанные с наименованием отдела или должностей, производятся Главой города по представлению начальника управления и согласованию с заместителем Главы города, курирующим деятельность управления.
5. Статус начальника отдела
5.1. Руководство отделом осуществляет начальник отдела, который назначается на должность и освобождается от должности Главой города по представлению начальника управления и согласованию заместителя Главы города, курирующего деятельность управления.
5.2. Начальник отдела несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел функций, за несоблюдение действующего законодательства, сохранность документов, находящихся в ведении отдела, за разглашение служебной информации, состояние трудовой и исполнительской дисциплины.
5.3. Начальник отдела:
- обеспечивает выполнение функций отдела;
- руководит деятельностью отдела и планирует его работу;
- составляет Положение об отделе и представляет начальнику управления для его утверждения;
- составляет и подписывает должностные инструкции работников отдела;
- распределяет обязанности между работниками отдела, в период временного отсутствия работников (отпуск, временная нетрудоспособность, командировка и др.) перераспределяет обязанности в порядке, установленном действующим законодательством;
- дает работникам отдела обязательные для них письменные или устные указания по вопросам, отнесенным к деятельности отдела;
- организует исполнение муниципальных правовых актов, связанных с деятельностью отдела;
- организует подготовку проектов муниципальных правовых актов, иных материалов и документов, по вопросам, связанным с деятельностью отдела;
- проводит совещания с работниками отдела, доводит до их сведения информацию по вопросам, входящим в компетенцию отдела, управления;
- участвует в совещаниях, проводимых в Администрации города, по вопросам деятельности отдела; входит в состав коллегиальных (совещательных) органов, образуемых муниципальными правовыми актами;
- обеспечивает работников отдела документами для их исполнения и (или) ознакомления;
- осуществляет анализ деятельности отдела;
- обеспечивает своевременное предоставление установленной отчетности по вопросам, связанным с деятельностью отдела;
- контролирует исполнение работниками отдела, действующего законодательства, муниципальных правовых актов, а также обязанностей, установленных должностными инструкциями;
- обеспечивает соблюдение работниками отдела трудовой дисциплины, этики, правил и инструкций по охране труда, пожарной безопасности; конфиденциальность в работе;
- обеспечивает своевременное предоставление отделом информации и документов;
- организует подготовку ответов на письменные обращения и жалобы граждан по вопросам, входящим в компетенцию отдела;
- изучает проекты муниципальных правовых актов для согласования, связанных с деятельностью Администрации города, управления, по вопросам, связанным с функциями отдела в порядке, установленном Регламентом Администрации города;
- направляет начальнику управления предложения об участии работников в обучающих мероприятиях: курсах повышения квалификации, семинарах и других обучающих мероприятиях;
- осуществляет иные обязанности, необходимые для реализации возложенных на отдел задач и функций, не противоречащих законодательству, и в пределах своей компетенции.
5.4. В период временного отсутствия начальника отдела его обязанности исполняет заместитель начальника отдела в соответствии с муниципальным правовым актом, в порядке, установленном действующим законодательством, и, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за ненадлежащее исполнение или неисполнение возложенных на него в этот период обязанностей.
6. Взаимодействие отдела
Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящим Положением, работники отдела взаимодействуют:
6.1. С отделом муниципальной службы управления кадров и муниципальной службы по вопросам:
Получения:
- аттестационных листов, экзаменационных листов – в течение 14 рабочих дней после проведения мероприятий;
- копий решений аттестационной, конкурсной комиссии – в течение 14 рабочих дней;
- должностных инструкций - после регистрации в течение 1 рабочего дня;
- иной информации по вопросам муниципальной службы.
Предоставления:
- сведений о работниках Администрации города, движении штатной численности муниципальных служащих Администрации города в связи с проведением мероприятий по аттестации, квалификационному экзамену, конкурсу на замещение вакантных должностей, формированию кадрового резерва на муниципальной службе, повышению квалификации, профессиональной переподготовке, для заключения муниципальных контрактов по страхованию жизни и здоровья муниципальных служащих Администрации города путем использования данных, содержащихся в 1С «Кадры» или иным способом;
- копии муниципальных правовых актов о приемах, переводах, увольнении – постоянно, для заключения муниципальных контрактов по страхованию жизни и здоровья муниципальных служащих Администрации города;
- иной информации, в том числе для предоставления соответствующей отчетности.
6.2. Со службой по профилактике коррупционных и иных правонарушений управления кадров и муниципальной службы по вопросам:
Получения:
- информации о назначенных и проведенных проверках в отношении муниципальных служащих Администрации города;
- справок о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера работников Администрации города и ее структурных подразделений, руководителей муниципальных учреждений, а также супруги (супруга) и несовершеннолетних детей, для формирования в личное дело;
- сведений об адресах сайтов и (или) страниц сайтов, где размещена общедоступная информация, а также данные, позволяющие идентифицировать муниципального служащего Администрации города и ее структурных подразделений, для формирования в личное дело;
- информации об изменении в законодательстве о противодействии коррупции.
Предоставления:
- на согласование распоряжений Администрации города по кадровым вопросам в отношении муниципальных служащих, должности которых входят в перечень должностей, при назначении на которые граждане, при замещении которых муниципальные служащие, обязаны представлять сведения о доходах;
6.3. С правовым управлением по вопросам:
Получения:
- разъяснений действующего законодательства и порядка его применения.
Предоставления:
- проектов муниципальных правовых актов для согласования;
- информации по вопросам, связанным с подготовкой совместных ответов по запросам государственных и иных органов.
6.4. Со структурными подразделениями Администрации города по вопросам:
Получения:
- документов для оформления распоряжений по кадровому составу;
- иной информации и материалов, относящихся к компетенции отдела.
Предоставления:
- информации и материалов, относящихся к компетенции отдела.
6.5. С Думой города и Контрольно-счетной палатой города по вопросам, связанным с подготовкой проектов муниципальных правовых актов, подготовкой сводных отчетов в Ханты-Мансийский автономный округ-Югра.
6.7. С федеральными государственными и окружными органами, органами местного самоуправления иных территорий, государственными и муниципальными предприятиями и учреждениями, иными организациями по вопросам, связанным с деятельностью отдела.
7. Заключительные положения
7.1. Ответственность за ненадлежащее и несвоевременное выполнение, либо невыполнение отделом функций, предусмотренных настоящим Положением, несет начальник отдела.
7.2. Персональная ответственность работников отдела устанавливается в их трудовых договорах, должностных инструкциях.
7.3. Настоящее Положение, изменения и дополнения к нему утверждаются приказом начальника управления.