В соответствии с ч.2 ст. 160 ГК, использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
Факсимиле, или факсимильное воспроизведение подписи, - это точное воспроизведение подписи лица с помощью средств механического или иного копирования.
Наиболее часто выполняется путем проставления печати с такой подписью.
При совершении сделок факсимиле можно использовать, если это предусмотрено законом, иным правовым актом или соглашением сторон (п. 2 ст. 160 ГК РФ). Законов, которые допускают использование факсимиле вместо собственноручной подписи, крайне мало. В частности Закон о социальной защите инвалидов. Данным законом установлено, что инвалиды по зрению могут использовать факсимиле при осуществлении операций с наличными в кредитной организации (в соответствии со ст. 14.1 Федерального закона от 24.11.1995 N 181-ФЗ "О социальной защите инвалидов в Российской Федерации".
В большинстве случаев, чтобы использовать факсимиле для оформления договоров и иных документов в рамках сотрудничества, стороны должны заключить соглашение.
Если вы намерены использовать факсимиле при взаимодействии с государственными органами, следует изучить требования и разъяснения органа в который намерены обратиться по данному вопросу.
Относительно использования факсимиле при оформлении доверенности, следует учесть, что по общему правилу использовать ее нельзя. Однако, в случае, если доверенность выдается для представительства перед конкретным лицом, возможно заключить соглашение о том, что использование факсимиле на доверенности в рамках ваших отношений допускается.
Такое соглашение можно заключить и после выдачи доверенности. В таком случае следует указать, что действие соглашения распространяется на возникшие ранее отношения, указав реквизиты конкретных доверенностей (в соответствии с п. 2 ст. 425 ГК РФ).
В настоящее время порядок использования факсимиле законодательством не установлен, в связи с чем, соглашение является по факту единственным способом «узаконить» применение факсимиле.
Относительно запрета использования факсимиле, установлен запрет на ее использование при оформлении: платежных документов, счетов-фактур, а также иных документах, влекущих финансовые последствия. Исходя из практики судов, также суды признают неправомерным проставление факсимиле в актах о приемке выполненных работ (поскольку имеет финансовые последствия).
Относительно предоставления налоговых деклараций, законодательство допускает представлять их с электронной подписью, однако действие закона об электронной подписи не распространяется на иные аналоги собственноручной подписи (то есть предоставление налоговой декларации факсимиле недопустимо).