Речь шла о современных направлениях управления рабочим временем, технологии
организации и повышения эффективности его использования.
«Есть такие
люди, которые в принципе не любят и не умеют планировать. Есть такие люди,
которым лучше живется, если они, так скажем, плывут по течению. Это не
правильно, потому что современный мир таков, что дел много, на работе большой
функционал, и без планирования вряд ли можно быть эффективным сотрудником,
здоровым и довольным своей работой», - говорит доктор психологических наук
Валентина Гагай.
Когда мы не справляемся со своими задачами, у нас есть
негативное впечатление от неисполненных планов. Это может повлечь
психосоматические заболевания. А когда мы понимаем, с чем это связано, мы
спокойно реагируем на это.
«Это не классическая лекция и не
классическое практическое занятие. Очень важно понять, как каждый из слушателей
проживает и взаимодействует с рабочим временем. Как мне кажется, основной секрет
- понимать, что я могу управлять временем. Если у человека есть такое ощущение,
что он может быть хозяином своего времени, то тогда он может стремиться к тому,
чтобы его правильно распланировать и выполнить намеченное», - делится профессор
Сургутского государственного педагогического университета Валентина Гагай.
Важным принципом планирования является принцип приоритетов, на котором более
подробно остановился лектор. В связи с этим преподаватель познакомила слушателей
с некоторыми правилами эффективного планирования своего времени.
Планирование на сегодняшний день должно начинаться с определения важных и
срочных дел. Самое важное в планировании – определить, что для человека является
самой значимой работой на сегодня, которую нельзя отложить на завтра,
послезавтра, а выполнить необходимо именно сегодня. А затем планировать не очень
срочные дела.
Работа со списком запланированных дел в первый же день
увеличивает производительность на 25%. C вечера необходимо заготовить список
задач, которые нужно сделать завтра. Придя на работу, сотрудник всегда будет
знать, с чего начать свой день.
В течение дня необходимо продолжать работать
с составленным списком: при появлении нового дела его нужно внести в список с
учетом приоритетности по отношению к ранее запланированным задачам. Выполнив
очередную задачу из списка, обязательно вычеркивайте ее. Это даст Вам ощущение
удовлетворенности своей работой, прибавит энтузиазма и зарядит
энергией.
Планировать необходимо от большего к меньшему, от долгосрочного к
краткосрочному, от целей жизни до плана на день. Каждой задаче ставьте
фиксированные сроки.
Сложную задачу надо делить на мелкие подзадачи. Здесь
хорошо помогает дерево решений, где ключевая задача — дерево, а подзадачи для ее
выполнения — ветви. Продолжайте «разветвление» до тех пор, пока процесс
выполнения всей задачи не станет простым и прозрачным.
Задача
тайм-менеджмента заключается в том, чтобы вовремя определить главное дело.
Расстановка приоритетов позволяет эффективно управлять списком намеченных дел,
присваивая каждой задаче свой уровень важности.
После определения важного
дела оцените последствия в случае его выполнения или невыполнения. Важная задача
имеет серьезные последствия, если не будет выполнена в срок.
Для расстановки
приоритетов хорошо подходит метод АБВГД. Это очень простой способ планирования,
и заключается он в том, чтобы каждой задаче в списке дел присвоить приоритет ее
выполнения.
Так, задача, отмеченная буквой А, указывает на самое важное дело
с самыми серьезными последствиями в случае невыполнения. Главное правило метода
состоит в том, чтобы не браться за дело Б, пока не выполнена задача А, а за дело
В, пока открыта задача Б, и т.д.
Буква Д означает «долой!». Этой буквой стоит
отмечать малосущественные задачи, которые ни на что не влияют. Для расстановки
приоритетов в каждой группе задач используйте цифры, которые будут указывать на
последовательность выполнения дел. Таким образом, самое важное дело в вашем
списке должно быть обозначено как А1.
Важно также ежедневно выделять 20 %
своего рабочего времени на непредвиденные обстоятельства. Когда будет
распланирован день - у человека будет ощущение свободы. Он может управлять своим
временем.
«Я увидела, что у вас сложная и важная работа. Мне кажется, что
для ваших сотрудников важно уметь перестраиваться и менять свой план. У вас
должно быть понимание, что вы имеете право изменить свои планы. И из-за того,
что они меняются, переживать не надо, это нормально. Их можно перестраивать в
зависимости от ситуации», - подчеркивает Валентина Гагай.
Понять свой стиль
планирования полицейским помогли практические занятия. Профессор Валентина Гагай
поделилась с полицейскими секретами эффективного планирования рабочего времени,
сделав акцент на том, что время управляемое – это хорошо структурированное
время.
Наталья Васильченко, ОВО по г. Сургуту – филиал ФГКУ УВО УМВД России по Ханты-Мансийскому автономному округу – Югре
Валентина Гагай, доктор психологических наук, профессор Сургутского педагогического университета
Фото Натальи Васильченко
