В соответствии с распоряжением Мэра города от 20.07.2001 №1980 "Об утверждении Положения об управлении координации внешних и общественных связей", а также для создания условия достижения максимально эффективных международных связей:
1.Утвердить Положение о порядке осуществления международных связей администрации города Сургута согласно приложению.
2.Структурным подразделениям администрации города осуществлять международную деятельность в соответствии с утвержденным Положением.
3.Контроль за выполнением распоряжения оставляю за собой.
I. Общие положения
1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок осуществления международных связей администрацией города Сургута и вводится для создания условий достижения максимально эффективных международных связей.
1.2. Международные связи администрации города осуществляются в соответствии с Конституцией Российской Федерации, законами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, законодательными и нормативными актами представительных и исполнительных органов Ханты-Мансийского автономного округа и города Сургута, Уставом муниципального образования город окружного значения Сургут, а также настоящим Положением.
1.3. Под международными связями администрации города Сургута понимается:
- прием иностранных делегаций (официальных лиц зарубежных государств, административно-территориальных образований зарубежных государств, представительств зарубежных государств, международных организаций, представителей иностранных организаций, фирм и компаний) Мэром города Сургута и его заместителями;
- выезд официальных делегаций администрации города Сургута за рубеж;
- командирование специалистов администрации города в зарубежные страны;
- ведение международных переговоров;
- подписание администрацией города международных соглашений (протоколов), включая подготовку и согласование этих документов;
- официальная международная переписка.
1.4. Действие настоящего Положения не распространяется на частные визиты.
1.5. Координацию единой политики в сфере международных связей в администрации города Сургута осуществляет заместитель Мэра города, заместитель председателя координационного совета по международным и межрегиональным связям при администрации города Сургута , утвержденного распоряжением Мэра города от 21.04.2000 № 1119.
1.6. При подготовке и проведении организационно-протокольных мероприятий управление внешних и общественных связей руководствуется порядком проведения протокольных мероприятий, утвержденным Мэром города.
II. Прием иностранных делегаций, прибывающих в город Сургут по инициативе Мэра города, его заместителей
2.1. Основанием для приема иностранных делегаций является распоряжение Мэра города и соответствующие соглашения (протоколы).
2.2.Пребывание в городе Сургуте по инициативе Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа или Мэра города глав государств и правительств зарубежных стран, а также министров иностранных дел, посещающих Российскую Федерацию с официальными и рабочими визитами, осуществляется в соответствии с порядком проведения протокольных мероприятий.
2.3. Финансирование расходов, связанных с пребыванием иностранных делегаций в городе Сургуте по инициативе Мэра города или его заместителей, осуществляются из средств бюджета города.
Порядок расходования средств по приему и обслуживанию иностранных делегаций осуществляется в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 21.03.94 № 222 "О порядке расходования средств на прием и обслуживание иностранных делегаций и отдельных лиц федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а также финансируемыми за счет бюджетных средств организациями и учреждениями".
2.4. Подтверждение виз членам иностранной делегации, приглашенным посетить город Сургут, осуществляется управлением координации внешних и общественных связей администрации города Сургута через посольства иностранных государств в Российской Федерации.
2.5. Для каждой делегации управление координации внешних и общественных связей администрации города совместно со структурными подразделениями администрации города, в ведение которых входят затрагиваемые во время приема вопросы, готовит программу пребывания и смету расходов (в случае необходимости - проект протокола переговоров), утверждаемые Мэром города, а в его отсутствие - заместителем, исполняющим обязанности Мэра города.
2.6. При необходимости посещения иностранной делегацией организаций города управление координации внешних и общественных связей совместно с подразделениями администрации города, не менее чем за сутки, согласовывает с руководителями возможность посещения их организаций.
2.7. Переговоры представителей администрации города с иностранной делегацией проводятся с участием одного из сотрудников управления координации внешних и общественных связей администрации города и специалистов заинтересованного структурного подразделения администрации города.
2.8. При посещении города иностранной делегацией, в состав которой входят руководители, занимающие высшие государственные посты, а также дипломатические работники высокого ранга, прием осуществляется с участием представителя Министерства иностранных дел России в установленном порядке.
2.9. По итогам состоявшегося приема иностранной делегации структурное подразделение администрации города, в ведение которого входят затрагиваемые во время приема вопросы, в недельный срок представляет в управление координации внешних и общественных связей администрации города отчет о результатах работы с делегацией по форме согласно приложению 1 к настоящему Положению.
III. Прием иностранных делегаций, прибывающих в город по инициативе структурных подразделений администрации города Сургута
3.1. Основанием для приема иностранных делегаций, прибывающих в город Сургут по инициативе структурных подразделений администрации города, является приглашение руководителей этих подразделений, согласованное с заместителем Мэра города, курирующим соответствующее структурное подразделение, и с Мэром города.
Все расходы, связанные с приемом иностранной делегации, осуществляются за счет бюджетных средств структурных подразделений администрации города в соответствии со сметой расходов.
3.2. Руководители структурных подразделений администрации города, не менее чем за две недели до дня приема делегации, ставят в известность начальника управления координации внешних и общественных связей администрации города о цели приезда, составе и программе пребывания делегации.
3.3. Организация приема, включающая подготовку программы пребывания, утверждение сметы расходов осуществляется заинтересованным структурным подразделением администрации города. Программа пребывания и вопросы протокола согласовываются с заместителем Мэра города, курирующим управление координации внешних и общественных связей.
3.4. По окончанию приема структурное подразделение администрации города в недельный срок готовит отчет о проделанной работе по форме согласно приложению 1 к настоящему Положению и передает его в управление координации внешних и общественных связей для последующего обобщения и анализа.
IV. Прием Мэром города и его заместителями иностранных делегаций, прибывающих в город по инициативе организаций города
4.1. В случае, если представители иностранных делегаций, приглашенные организациями, учреждениями и предприятиями города, изъявят желание встретиться с Мэром города и его заместителями, руководители этих организаций обращаются с такой просьбой в управление координации внешних и общественных связей администрации города, представляя на иностранную делегацию или фирму справку согласно приложению 2 к настоящему Положению.
Управление координации внешних и общественных связей администрации города на основе полученной информации представляет организацию Мэру города или заместителям Мэра города для определения целесообразности, времени и места приема. О принятом Мэром или его заместителями решении управление координации внешних и общественных связей администрации города ставит в известность руководителя организации в трехдневный срок.
4.2. На каждой из таких встреч присутствует специалист управления координации внешних и общественных связей администрации города, который по итогам встречи в трехдневный срок готовит отчет по форме согласно приложению 1 к настоящему Положению.
V. Деловые встречи специалистов администрации города с иностранными делегациями и их представителями
5.1. Деловые встречи специалистов структурных подразделений администрации города с иностранными делегациями проводятся по поручению Мэра города или заместителя, исполняющего его обязанности.
5.2. Персональный и количественный состав участников встреч определяется Мэром города.
VI. Командирование за рубеж представителей администрации города Сургута
6.1.Основанием для командирования за рубеж представителей администрации города является распоряжение Мэра города. При необходимости в состав делегации включается переводчик.
6.2. Проект распоряжения о выделении средств на командирование за рубеж и смету расходов готовит управление координации внешних и общественных связей по письменному поручению Мэра города или его заместителей.
6.3. По возвращению из зарубежной командировки должностное лицо по поручению Мэра города или его заместителей в трехдневный срок составляет общий отчет по результатам командировки и передает его в управление координации внешних и общественных связей.
6.4. Отчеты о зарубежных командировках в течение 5 лет хранятся в управлении координации внешних и общественных связей администрации города и представляются по требованию Мэра города или его заместителей.
VII. Международная переписка администрации города
7.1. Международная переписка администрации города Сургута осуществляется на русском и английском языках.
7.2. При необходимости выполнения перевода служебной корреспонденции с иностранного языка на русский и с русского на иностранный документы направляются в управление координации внешних и общественных связей администрации города, которое обеспечивает аутентичный перевод, после чего передается в канцелярию администрации города для регистрации в установленном порядке.
7.3. Международная переписка администрации города подлежит регистрации в установленном порядке.
7.4. Структурные подразделения администрации города представляют копии входящей-исходящей корреспонденции международной переписки, связанной с приемом иностранных делегаций в управление координации внешних и общественных связей администрации города.
VIII. Учет и отчетность
8.1. Управление координации внешних и общественных связей администрации города не реже одного раза в квартал готовит отчет о приеме иностранной делегации и командировании за рубеж (делегации) администрации города с анализом и предложениями по развитию взаимовыгодного сотрудничества.
8.2. Управление координации внешних и общественных связей администрации города ведет учет:
- документов по протокольным мероприятиям;
- отчетов и протоколов переговоров руководителей структурных подразделений администрации города по итогам встреч с иностранными делегациями;
- переписки с посольствами иностранных государств в Российской Федерации о подтверждении виз членам иностранной делегации, приглашенным посетить город Сургут;
- сведений о главах государств и правительств зарубежных стран, о министрах иностранных дел, посещающих Российскую Федерацию, об иностранных фирмах, организациях и их представителях, с которыми поддерживаются официально-деловые отношения.
IX. Вопросы обеспечения безопасности при осуществлении международных связей
9.1. Командирование за рубеж лиц, осведомленных о сведениях, составляющих государственную тайну, а также их отчетность о результатах поездок осуществляется на основе нормативных правовых актов Российской Федерации.
| Мэр города | А.Л.Сидоров |
Приложение 1
к Положению о
порядке
осуществления международных
связей администрации города Сургута
Отчет о результатах работы с делегацией
Отчет должен содержать следующие данные:
1. Официальные данные:
- страна, международная организация, фирма, которую представляли члены делегации;
- состав иностранных делегаций: имя, гражданство, должность каждого члена делегации;
- состав представителей со стороны города Сургута и принимающих участие в приеме;
- основание приема, срок и цели пребывания в Ханты-Мансийском автономном округе, городе Сургуте.
2. Итоги работы с членами делегации:
- сведения о результатах выполнения программы приема (указать содержание переговоров, организации, которые посетила делегация);
- сведения о подготовленных документах (протоколы, рабочие планы сотрудничества и др.);
- предложения иностранных специалистов о поддержании и развитии контактов, основные направления;
- сведения об иностранной делегации или фирме и ее представителях;
- изложить данные о делегации или фирме, выпускаемой продукции и оборудования, рейтинговую информацию, официальные финансово-экономические показатели;
- с какими регионами Российской Федерации сотрудничает, в каких направлениях.
3. Выводы и предложения.
Подпись руководителя структурного подразделения администрации города.
Приложение 2
к Положению о
порядке
осуществления международных
связей администрации города Сургута
Справка на иностранную делегацию или фирму
Справка должна содержать следующие данные:
1. Название фирмы, юридический адрес, телефон, телефакс, адрес электронной почты.
2. Сфера деятельности, год основания.
3. Организационно-правовая форма
4. Руководящий состав фирмы.
Подпись руководителя структурного подразделения администрации города.