В соответствии со ст.55 Устава муниципального образования город окружного значения Сургут:
1.Утвердить Положение об архивном отделе администрации города Сургута согласно приложению.
2.Считать утратившим силу распоряжение Мэра города от 10.01.97 №98 "Об утверждении Положения о городском архиве".
| Мэр города | А.Л.Сидоров |
Приложение
к распоряжению
Мэра города
от
_____________№____
ПОЛОЖЕНИЕ
об архивном отделе администрации
города
1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1.Архивный отдел (далее - отдел) является структурным подразделением администрации города. Отдел создан для выполнения функций в области архивного дела и обеспечения деятельности представительных и исполнительных органов местного самоуправления, а также обслуживания учреждений, организаций, предприятий (далее - организаций) и граждан.
1.2.Отдел руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, Положением об Архивном фонде Российской Федерации, приказами и инструкциями Федеральной архивной службы России, другими законодательными актами Российской Федерации и принятыми в соответствии с ними законодательными и иными правовыми актами Ханты-Мансийского автономного округа, Законом Ханты-Мансийского автономного округа "Об Архивном фонде Ханты-Мансийского автономного округа и архивах", Уставом муниципального образования город окружного значения Сургут, решениями Думы города Сургута, постановлениями и распоряжениями Мэра и администрации города Сургута, решениями управления по делам архивов администрации Ханты-Мансийского автономного округа и настоящим Положением.
1.3.Отдел несет ответственность за состояние, дальнейшее развитие и совершенствование архивного дела на территории города. Отдел хранит, организует учет, комплектование и использование документов постоянного и долговременного сроков хранения (75 лет), отражающих историю города.
1.4.Указания архивного отдела по вопросам архивного дела обязательны на территории города для муниципальных учреждений и предприятий.
1.5.Создание, упразднение архивного отдела проводится Мэром города Сургута.
2.ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ АРХИВНОГО ОТДЕЛА
Основными задачами отдела являются:
2.1.Обеспечение сохранности документов, хранящихся в городском архиве.
2.2.Комплектование архива документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение.
2.3.Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве организаций, содействие организациям всех форм собственности в комплектовании и использовании архивов.
2.4.Контроль за соблюдением учреждениями, организациями, предприятиями и другими собственниками документов архивного законодательства Российской Федерации, правовых актов Ханты-Мансийского автономного округа, органов городского самоуправления.
3.ФУНКЦИИ ОТДЕЛА
Отдел является органом руководства архивным делом в городе и одновременно выполняет функции архива:
3.1.Обеспечивает хранение архивных фондов и архивных документов администрации города Сургута, Думы города Сургута, организаций, отнесенных к муниципальной собственности, ранее принятых на хранение документов.
3.2.Участвует в подготовке и рассмотрении проектов распорядительных документов, планов по архивному делу и делопроизводству.
3.3.Разрабатывает и по согласованию с управлением по делам архивов администрации Ханты-Мансийского автономного округа представляет на утверждение Мэра города списки организаций, документы которых подлежат передаче в архив, ведет систематическую работу по уточнению этих списков.
3.4.Информирует управление о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в организациях и других нарушениях законодательства об Архивном фонде и архивах.
3.5.Внедряет в практику работы отдела прогрессивные методы труда, в том числе автоматизированные технологии обработки и поиска документальной информации.
3.6.Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве и оказывает методическую помощь экспертным комиссиям организаций в работе по отбору документов для передачи их на государственное хранение.
3.7.Организует отбор и осуществляет прием документов на хранение.
3.8.Осуществляет хранение, государственный учет документов и представляет в управление по делам архивов администрации Ханты-Мансийского автономного округа по установленной форме сведения о хранящихся в архивах фондах, принимает меры по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности.
3.9.Рассматривает и представляет на утверждение ЭПМК (экспертно-проверочная методическая комиссия) управления по делам архивов администрации Ханты-Мансийского автономного округа поступившие от организаций описи дел постоянного хранения, а также описи фотодокументов, рассматривает и представляет на согласование ЭПМК номенклатуры дел, описи дел по личному составу организаций, описи документов личного происхождения.
3.10.Ведет пофондовый и статистический учет документов, поступивших на государственное хранение, проводит каталогизацию управленческой документации, фотодокументов.
3.11.Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам, находящимся на хранении, с целью оперативного использования содержащейся в них информации.
3.12.Осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов, в том числе по личному составу, организацией документов делопроизводстве организаций - источников комплектования, а также на основании договора.
3.13.Проверяет выполнение организациями, независимо от их ведомственной подчиненности, требований законодательства Российской Федерации, законодательных и иных правовых актов Ханты-Мансийского автономного округа, администрации города Сургута в области архивного дела, обеспечения сохранности, комплектования, использования, организации документов в делопроизводстве.
3.14.Проводит мероприятия по улучшению работы архивов учреждений и организаций, их экспертных комиссий, а также по организации документов в делопроизводстве, оказывает помощь в составлении номенклатуры дел и описей дел постоянного срока хранения и по личному составу.
3.15.Информирует заинтересованные организации о составе и содержании документов по актуальной тематике, выполняет их запросы.
3.16.Использует документы на выставках, телевидении, в периодической печати, представляет в установленном порядке архивные документы организациям и гражданам с целью их научного и практического использования.
3.17.Проводит прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции архива, выдает в установленном порядке организациям и гражданам справки социально-правового характера, архивные справки, копии, выписки из документов.
3.18.Проводит совещания, семинары, консультации по вопросам организации и методики работы ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве.
4.ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ ОТДЕЛА
4.1.Архивный отдел имеет право:
4.1.1.Получать от организаций - источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.
4.1.2.Проверять выполнение организациями, независимо от их ведомственной подчиненности, требований законодательства Российской Федерации, правовых актов Ханты-Мансийского автономного округа, администрации города Сургута в области архивного дела и организации документов в делопроизводстве.
4.1.3.Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и других мероприятиях, проводимых администрацией города Сургута по вопросам организации документов в делопроизводстве и работы ведомственных архивов, участвовать в работе экспертных комиссий организаций.
4.1.4.Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организации для участия в решении вопросов сохранности документов Архивного фонда Ханты-Мансийского автономного округа.
4.1.5.Ставить вопрос перед администрацией города Сургута о привлечении руководителей и других должностных лиц организаций, независимо от их ведомственной подчиненности, к административной и иной установленной законодательством Российской Федерации законодательными и иными правовыми актами округа ответственности за нарушение законодательства об Архивном фонде и архивах.
4.1.6.Заключать договоры с организациями города Сургута, в том числе и негосударственными, о централизованном хранении, использовании документов.
4.1.7.Создавать и совершенствовать научно-справочный аппарат к документами архива с целью оперативного использования содержащейся в них информации.
4.2.Архивный отдел обязан:
4.2.1.Осуществлять свою работу на основе годовых, квартальных планов.
4.2.2.Обеспечивать организацию и ведение архивного дела в установленном порядке в органах местного самоуправления, организациях, учреждениях, предприятиях города Сургута.
4.2.3.Обеспечивать в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов.
4.2.4.Повышать профессиональный уровень работников отдела.
5.СТРУКТУРА ОТДЕЛА
5.1.Архивный отдел возглавляет заведующий, назначаемый и освобождаемый от должности Мэром города.
5.2.Разделение и координация труда в отделе проводится в соответствии с должностными инструкциями сотрудников отдела.
5.3.При смене заведующего отделом производится прием-передача дел и материалов, оформляется акт, который утверждается управляющим делами администрации города.
5.4.Заведующему архивным отделом подчиняется заместитель заведующего, последний замещает заведующего архивным отделом, в случае его отсутствия, исполняет дополнительно его обязанности.
5.5.Администрация города осуществляет обеспечение архива помещениями, отвечающими требованиям постоянного хранения документов, его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану, транспортное обслуживание, создание других необходимых для работы условий.
5.6.Отдел не является юридическим лицом, но имеет печать со своим наименованием.
6.ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
6.1.Работники архивного отдела несут полную ответственность за невыполнение или ненадлежащее выполнение возложенных на архивный отдел настоящим положением функций и задач.
6.2.Возложение на архивный отдел функций, не предусмотренных настоящим Положением, допускается в исключительных случаях с письменного поручения Мэра города.