В связи с изменением структуры общего отдела в соответствии со статьей 55 Устава муниципального образования город окружного значения Сургут, распоряжением Мэра города от 06.04.2001 №14л/с "О совершенствовании структуры администрации города и сокращении численности" утвердить Положение об общем отделе администрации города в новой редакции согласно приложению.
| Мэр города | А.Л. Сидоров |
Приложение
к распоряжению
Мэра города
от
__________№_____
об общем отделе администрации города
1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Общий отдел обеспечивает организацию прохождения муниципальной службы, соблюдение правового положения муниципальных служащих, осуществляет функции работы с обращениями граждан и документами в администрации и является структурным подразделением администрации города.
В своей работе общий отдел подчиняется Мэру города и действует под общим руководством управляющего делами администрации города.
1.2.Общий отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, действующими нормативными актами Российской Федерации и Ханты-Мансийского автономного округа, Уставом города, решениями городской Думы, постановлениями и распоряжениями Мэра города и администрации города, основными положениями Единой государственной системы делопроизводства, настоящим Положением.
1.3. Отдел имеет три печати:
- общего отдела;
- кадровой службы;
- протокольной части.
2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ
2.1. Основной задачей отдела является обеспечение четкой организации работы с документами в администрации города и ее структурных подразделениях.
2.2. По поручению Мэра города отдел совместно с заместителями Мэра города, управляющим делами администрации города, руководителями структурных подразделений, в пределах их компетенции, осуществляет подбор и расстановку кадров в администрации города.
2.3. Участвует в разработке и подготовке вопросов организации муниципальной службы, штатного расписания администрации города, положений о структурных подразделениях и функциональных обязанностях их работников.
2.4. Ведет учет, регистрацию предложений, заявлений и жалоб граждан, организует их рассмотрение и разрешение, а также прием граждан Мэром города и заместителями Мэра города по личным вопросам.
3. ФУНКЦИИ ОТДЕЛА
Общий отдел выполняет следующие функции:
3.1. Готовит предложения Мэру города по совершенствованию штатного расписания департаментов, управлений, комитетов, отделов администрации города, состоящих в штате.
3.2. Ведет учет муниципальных служащих администрации города и ее структурных подразделений, а также муниципальных служащих, включаемых в резерв для выдвижения на вышестоящие должности муниципальной службы, готовит необходимые документы для присвоения муниципальным служащим квалификационных разрядов.
3.3. Обеспечивает работу конкурсной комиссии и проведение конкурсов на замещение вакантных должностей муниципальной службы.
3.4. Готовит проекты распоряжений Мэра города по вопросам прохождения муниципальными служащими муниципальной службы.
3.5. Оформляет прием, перевод и увольнение работников администрации города, листки временной нетрудоспособности, командировочные удостоверения, все виды отпусков, формирует документы для назначения пенсий, выдает справки о трудовой деятельности, вносит изменения в личные дела и трудовые книжки работающих.
3.6. Отдел готовит соответствующие материалы для представления работников к поощрениям, награждениям, прохождения аттестации, привлечения к дисциплинарной ответственности.
3.7. Проводит отбор и направление работников администрации в учебные заведения для повышения их квалификации и переподготовки.
3.8. Совместно с руководителями структурных подразделений обеспечивает выполнение сотрудниками Правил внутреннего трудового распорядка.
3.9. Организует учет и регистрацию писем и обращений граждан по учетно-контрольным карточкам с использованием электронного носителя.
3.10. Контролирует рассмотрение и разрешение предложений, заявлений и жалоб граждан в установленные законодательством сроки.
3.11. Организует совместно с помощником Мэра города и заместителями Мэра города прием граждан по личным вопросам.
3.12. Организует в течение рабочего дня прием граждан по личным вопросам с привлечением специалистов структурных подразделений администрации города, организаций города.
3.13. Планирует и организует работу "прямой телефонной линии" заместителей Мэра города, управляющего делами, руководителей структурных подразделений администрации города.
3.14. Обеспечивает четкую организацию работы с документами в администрации города и ее структурных подразделениях.
3.15. Составляет номенклатуру дел, согласовывает ее с городским архивом, передает на утверждение Мэру города.
3.16. Формирует дела в соответствии с номенклатурой дел, оформляет их, организует оперативное хранение документов и сдачу их в архив в соответствии с установленным порядком.
3.17. Обеспечивает своевременный прием, регистрацию и передачу по назначению входящих и отправку исходящих документов.
3.18. Ведет картотеку (журнал) учета прохождения документов.
3.19. Осуществляет документационное обеспечение администрации города, контроль за соблюдением в структурных подразделениях единой системы делопроизводства, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства.
3.20. Доводит до сведения структурных подразделений администрации города, организаций, должностных лиц постановления и распоряжения администрации города, выдает копии, выписки и справки по этим документам.
3.21. Ведет справочно-информационную работу по документам администрации города, хранящимся в протокольной части и местном архиве.
3.22. Получает корреспонденцию на почте.
3.23. Оформляет и отправляет телеграммы.
3.24. Проверяет состояние делопроизводства и работу с письмами и обращениями граждан в структурных подразделениях администрации города согласно графику, утвержденному управляющим делами.
3.25.Разрабатывает инструкции по делопроизводству и работе с письмами и обращениями граждан.
3.26. Организует изготовление всех видов бланков администрации города, удостоверений личности, визитных и других карточек, вывесок на кабинеты, телефонных справочников.
3.27. Содействует изготовлению печатной продукции в период подготовки и проведения выборов в органы государственной власти, местного самоуправления, а также референдумов.
3.28. Готовит на рассмотрение Мэра города и должностных лиц администрации города полученную корреспонденцию.
3.29. Организует машинописное изготовление, копирование и оперативное размножение документов, ведет контроль за своевременным проведением профилактических работ пишущих машин и множительной техники.
3.30. Разрабатывает мероприятия по совершенствованию форм и методов работы с документами, вносит предложения по сокращению документооборота.
3.31. Анализирует и представляет Мэру города итоговые данные подсчета объема документооборота в администрации города.
3.32. Осуществляет контроль за правильным составлением и оформлением документов, использованием печатей, штампов, бланков.
3.33. Оказывает методическую помощь в организации и ведении делопроизводства по письмам и обращениям граждан структурным подразделениям администрации города.
3.34. Оформляет командировочные документы, направления в гостиницу для приезжающих в командировку в администрацию города.
3.35. Составляет график дежурства ответственных работников администрации города на период праздничных дней.
3.36. Организует хранение выборной документации в соответствии с установленным порядком.
3.37. Обеспечивает учет и хранение законченных делопроизводством дел и документов администрации города, подготовку и передачу их в архив в соответствии с действующими правилами.
3.38 Организует подписку на газеты и журналы для структурных подразделений администрации города.
4. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ ОТДЕЛА
Общий отдел имеет право:
4.1.1. Запрашивать от руководителей структурных подразделений администрации города материалы и сведения, необходимые в работе с кадрами, по делопроизводству и с письмами и обращениями граждан.
4.1.2. Проводить проверки состояния делопроизводства и работы с письмами и обращениями граждан, организации работы кадровых служб структурных подразделений администрации города.
4.1.3. Осуществлять координацию работы всех структурных подразделений по организации порядка прохождения муниципальной службы, выполнению прав и обязанностей муниципальных служащих.
4.1.4. Ставить вопрос о привлечении к дисциплинарной ответственности в соответствии с действующим законодательством должностных лиц, виновных в нарушении установленного порядка рассмотрения обращений граждан, волоките, бюрократическом отношении к нуждам и запросам граждан.
4.2. Общий отдел обязан:
4.2.1. Осуществлять свою работу на основе квартальных планов администрации города.
4.2.2. Обеспечивать хранение и порядок ведения личных дел и трудовых книжек.
4.2.3.Соблюдать в работе служебную и государственную тайны.
4.2.4. Повышать профессиональный уровень сотрудников отдела.
5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ОТДЕЛА
5.1. Работники отдела несут полную ответственность за невыполнение или надлежащее выполнение возложенных на отдел настоящим Положением функций и задач.
5.2 Возложение на отдел функций, не предусмотренных настоящим Положением, допускается в исключительных случаях с письменного поручения Мэра города.
6. СТРУКТУРА ОТДЕЛА
6.1. Возглавляет общий отдел начальник отдела.
Начальник отдела имеет право:
- проверять в структурных подразделениях состояние делопроизводства и вносить предложения по его улучшению;
- вносить предложения по плановой аттестации работников администрации города;
- осуществлять контроль за правильным хранением и использованием печатей, штампов, бланков в структурных подразделениях администрации города;
- принимать участие в разработке штатных расписаний и должностных инструкций администрации города и его структурных подразделений.
6.2. Структура и штатное расписание общего отдела утверждается Мэром города по представлению управляющего делами.
6.3. Структура общего отдела обеспечивает эффективное выполнение целей и задач, указанных в Положении, и включает в себя:
- сектор по работе с кадрами;
- сектор писем и обращений граждан;
- машинописное бюро.
Положения о структурах, входящих в состав общего отдела утверждаются управляющим делами.
6.4. Изменения штатного расписания общего отдела производятся Мэром города по согласованию с управляющим делами.
6. ПОРЯДОК СОЗДАНИЯ, УПРАЗДНЕНИЯ ОБЩЕГО ОТДЕЛА
7.1.Создание, упразднение общего отдела проводится Мэром города при изменении структуры и штатного расписания администрации города.