В соответствии со ст.55 Устава муниципального образования город окружного значения Сургут утвердить Положение об управлении общего обеспечения деятельности администрации города согласно приложению.
| Первый заместитель Мэра города | Д.В.Макущенко |
Приложение
к распоряжению Мэра города
от 18.04.2003 №
1116
ПОЛОЖЕНИЕ
об управлении общего обеспечения деятельности администрации
города
1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.
1.1.Управление общего обеспечения деятельности администрации города (далее - управление) обеспечивает организацию прохождения му-ниципальной службы, соблюдение правового положения муниципальных служащих, осуществляет функции работы с обращениями граждан и доку-ментами в администрации и является структурным подразделением админи-страции города. В своей работе управление подчиняется Мэру города и действует под общим руководством управляющего делами администрации города.
1.2.Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, действующими нормативными актами Российской Федерации и Ханты-Мансийского автономного округа, Уставом муниципального образования город окружного значения Сургут, решениями городской Думы, постановлениями и распоряжениями Мэра города, администрации города, основными положениями Единой государственной системы делопроизводства, настоящим Положением.
1.3.Управление имеет три печати:
2.ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ.
2.1.Основной задачей управления является обеспечение организации работы с документами в администрации города и ее структурных подразделениях.
2.2.Подготовка проектов основных мероприятий администрации города, контроль за их выполнением.
2.3.Доработка проектов постановлений и распоряжений Мэра города, администрации города для передачи на подпись Мэру города, первому заместителю Мэра города и заместителям Мэра города (в случае возложения на них исполнения обязанностей Мэра города).
2.4.Осуществление подбора и расстановки кадров в администрации города по поручению Мэра города совместно с заместителями Мэра города, управляющим делами администрации города, руководителями структурных подразделений в пределах их компетенции.
2.5.Участие в разработке и подготовке вопросов организации муниципальной службы, штатного расписания администрации города, положений о структурных подразделениях и функциональных обязанностях их работников.
2.6.Ведение учета, регистрации предложений, заявлений и жалоб граждан, организация их рассмотрения и разрешения, а также прием граждан по личным вопросам Мэром города и заместителями Мэра города.
3.ФУНКЦИИ УПРАВЛЕНИЯ.
Управление выполняет следующие функции:3.1.Участвует в разработке и проведении организационных мероприятий администрации города.
3.2.Готовит проекты основных мероприятий администрации города на основании предложений, представленных структурными подразделениями администрации города и контролирует их выполнение.
3.3.Обеспечивает сбор и обобщает предложения структурных подразделений администрации города в план работы Думы Ханты-Мансийского автономного округа, организует сбор предложений и замечаний по внесенным в повестку дня заседаний Думы Ханты-Мансийского автономного округа проектов нормативно-правовых актов.
3.4.Готовит аппаратные совещания при Мэре города, контролирует выполнение мероприятий, принятых на них.
3.5.Дорабатывает окончательные варианты постановлений и распоряжений Мэра города, администрации города, корректирует их, обеспечивает своевременность представления их на подпись Мэру города, первому заместителю и заместителям Мэра города в установленном порядке.
3.6.Обеспечивает контроль за выполнением:
- документов органов государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа, поступающих в администрацию с контрольными сроками исполнения;
- постановлений, распоряжений Мэра города, администрации города, поручений Мэра города;
- ежеквартальных основных мероприятий администрации города.
3.7.Вносит Мэру города предложения о снятии с контроля и продлении сроков выполнения постановлений или распоряжений Мэра города, администрации города.
3.8.Готовит ежемесячные информации о ходе выполнения распорядительных документов.
3.9.Готовит аналитические отчеты Мэру города по состоянию исполнения документов на 1 января и 1 июля.
3.10.Проводит анализ исполнительной дисциплины аппарата, структурных подразделений администрации города.
3.11.Обеспечивает контроль за выполнением п.7 ст.54 Федерального закона от 12.06.2002 №67-ФЗ "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации".
3.12.Готовит предложения Мэру города по совершенствованию штатного расписания департаментов, управлений, комитетов, отделов администрации города, состоящих в штате.
3.13.Ведет учет муниципальных служащих администрации города и ее структурных подразделений, а также муниципальных служащих, включаемых в резерв для выдвижения на вышестоящие должности муниципальной службы, готовит необходимые документы для присвоения муниципальным служащим квалификационных разрядов.
3.14.Обеспечивает работу конкурсной комиссии и проведение конкурсов на замещение вакантных должностей муниципальной службы.
3.15.Готовит проекты распоряжений Мэра города по вопросам прохождения муниципальными служащими муниципальной службы.
3.16.Оформляет прием, перевод и увольнение работников администрации города, листки временной нетрудоспособности, командировочные удостоверения, все виды отпусков, формирует документы для назначения пенсий, выдает справки о трудовой деятельности, вносит изменения в личные дела и трудовые книжки работающих.
3.17.Готовит соответствующие материалы для:
- представления работников к поощрениям, награждениям;
- прохождения аттестации;
- привлечения к дисциплинарной ответственности.
3.18.Проводит отбор и направление работников администрации в учебные заведения для повышения их квалификации и переподготовки.
3.19.Обеспечивает выполнение сотрудниками правил внутреннего трудового распорядка совместно с руководителями структурных подразделений.
3.20.Организует учет и регистрацию писем и обращений граждан по учетно-контрольным карточкам с использованием электронного носителя.
3.21.Контролирует рассмотрение и разрешение предложений, заявлений и жалоб граждан в установленные законодательством сроки.
3.22.Организует совместно с заместителями Мэра города прием граждан по личным вопросам.
3.23.Организует в течение рабочего дня прием граждан по личным вопросам с привлечением специалистов структурных подразделений администрации города, организаций города.
3.24.Планирует и организует работу "прямой телефонной линии" заместителей Мэра города, управляющего делами, руководителей структурных подразделений администрации города.
3.25.Обеспечивает четкую организацию работы с документами в администрации города и ее структурных подразделениях.
3.26.Составляет номенклатуру дел, согласовывает ее с городским архивом, передает на утверждение Мэру города.
3.27.Формирует дела в соответствии с номенклатурой дел, оформляет их, организует оперативное хранение документов и сдачу их в архив в соответствии с установленным порядком.
3.28.Обеспечивает своевременный прием, регистрацию и передачу по назначению входящих и отправку исходящих документов.
3.29.Ведет учет прохождения документов.
3.30.Осуществляет документационное обеспечение администрации города, контроль за соблюдением в структурных подразделениях единой системы делопроизводства, методическое руководство по работе с документами и обучение работников основам делопроизводства.
3.31. Доводит до сведения структурных подразделений администрации города, организаций, должностных лиц постановления и распоряжения администрации города, выдает копии, выписки и справки по этим документам.
3.32.Ведет справочно-информационную работу по документам администрации города, хранящимся в управлении и местном архиве.
3.33.Получает корреспонденцию на почте.
3.34.Оформляет и отправляет телеграммы.
3.35.Проверяет состояние делопроизводства и работу с письмами и обращениями граждан в структурных подразделениях администрации города согласно графику, утвержденному управляющим делами.
3.36.Разрабатывает инструкции по делопроизводству и работе с письмами и обращениями граждан.
3.37.Организует изготовление всех видов бланков администрации города, удостоверений личности, визитных и других карточек, вывесок на кабинеты, телефонных справочников.
3.38.Готовит на рассмотрение Мэра города и должностных лиц администрации города полученную корреспонденцию.
3.39.Организует машинописное изготовление, копирование и оперативное размножение документов, ведет контроль за своевременным проведением профилактических работ пишущих машин и множительной техники.
3.40.Разрабатывает мероприятия по совершенствованию форм и методов работы с документами, вносит предложения по сокращению документооборота.
3.41.Осуществляет контроль за правильным составлением и оформлением документов, использованием печатей, штампов, бланков.
3.42.Оказывает методическую помощь и содействие в организации контроля и ведении делопроизводства по письмам и обращениям граждан структурным подразделениям администрации города.
3.43.Оформляет командировочные документы, направления в гостиницу для приезжающих в командировку в администрацию города.
3.44.Составляет график дежурства ответственных работников администрации города на период праздничных дней.
3.45.Обеспечивает учет и хранение законченных делопроизводством дел и документов администрации города, подготовку и передачу их в архив в соответствии с действующими правилами.
3.46.Организует подписку на газеты и журналы для структурных подразделений администрации города.
4.ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ УПРАВЛЕНИЯ.
4.1.Управление имеет
право:
4.1.1.Получать от структурных подразделений
администрации города:
- предложения по планированию деятельности администрации города;
- предложения в проект годового плана Думы Ханты-Мансийского автономного округа;
- предложения в проекты законов Ханты-Мансийского автономного округа;
- проекты постановлений и распоряжений Мэра города, администрации города;
- информации о ходе выполнения постановлений, распоряжений Мэра города, администрации города, поручений Мэра города;
- сведения о направлении информации структурными подразделениями о выполнении документов, поступающих через канцелярию администрации города с отметкой "контроль".
4.1.3.Проводить проверки состояния делопроизводства и работы с письмами и обращениями граждан, организации работы кадровых служб структурных подразделений администрации города.
4.1.4.Осуществлять координацию работы всех структурных подразделений по организации порядка прохождения муниципальной службы, выполнению прав и обязанностей муниципальных служащих.
4.1.5. Ставить вопрос о привлечении к дисциплинарной ответственности в соответствии с действующим законодательством должностных лиц, виновных в нарушении установленного порядка рассмотрения обращений граждан, волоките, бюрократическом отношении к нуждам и запросам граждан.
4.2.Управление
обязано:
4.2.1.Осуществлять свою работу в
соответствии с организационно-техническими мероприятиями администрации
города.
4.2.2.Обеспечивать хранение и порядок ведения
личных дел и трудовых книжек.
4.2.3.Соблюдать в
работе служебную и государственную
тайну.
4.2.4.Повышать профессиональный уровень
сотрудников отдела.
5.ОТВЕТСТВЕННОСТЬ УПРАВЛЕНИЯ.
5.1.Работники управления несут полную ответственность за невыполнение или ненадлежащее выполнение возложенных на управление Положением функций и задач.
5.2.Возложение на управление функций, не предусмотренных настоящим Положением, допускается в исключительных случаях с письменного поручения Мэра города.
6.СТРУКТУРА УПРАВЛЕНИЯ
6.1.Возглавляет управление начальник. Начальник управления имеет право:
- проверять в структурных подразделениях состояние делопроизводства и вносить предложения по его улучшению;
- вносить предложения по плановой аттестации работников администрации города;
- осуществлять контроль за правильным хранением и использованием печатей, штампов, бланков в структурных подразделениях администрации города;
- принимать участие в разработке штатных расписаний и должностных инструкций администрации города и его структурных подразделений.
6.2.Структура и штатное расписание управления утверждается Мэром города по представлению управляющего делами.
6.3.Структура управления обеспечивает эффективное выполнение целей и задач, указанных в Положении и включает в себя:
- отдел делопроизводства и контроля;
- кадровую службу;
- службу по работе с населением;
- машинописное бюро.
6.4.Изменения штатного расписания управления производятся Мэром города по согласованию с управляющим делами.
7.ПОРЯДОК СОЗДАНИЯ, УПРАЗДНЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ.
Создание, упразднение управления проводится Мэром города при изменении структуры и штатного расписания администрации города.