Распоряжения Мэра и администрации города до 12.04.2005 г.

Руководствуясь Указом Президиума Верховного Совета СССР от 12.04.68 с изменениями и дополнениями от 04.03.80 и от 12.02.88 г. "О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан" и статьями 26, 45 Федерального закона "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", статьей 42 Закона Ханты-Мансийского автономного округа "Об общих принципах организации местного самоуправления в Ханты-Мансийском автономном округе" и Уставом муниципального образования город окружного значения Сургут:

1. Определить единый день приема граждан по личным вопросам руководителями администрации города и руководителями структурных подразделений администрации города: еженедельно, вторник, с 16.00 до 18.00 часов.
2. Рекомендовать руководителям, предприятий, учреждений, организаций города всех форм собственности сохранить день приема: еженедельно, вторник, с 16.00 до 18.00 часов.
3. Утвердить время и место проведения приема граждан по личным вопросам Мэром города и его заместителями по графику согласно приложению 1.
4. Всем руководителям структурных подразделений администрации города вести четкий учет обращений граждан по личным вопросам и принятых мер по результатам обращений.
5. Утвердить график проведения ежегодных проверок структурных подразделений администрации города сектором по работе с населением по вопросам работы с обращениями граждан согласно приложению 2.
6. Проведение проверок возложить на сектор по работе с населением (Полишко) в соответствии с инструкцией о порядке проведения проверок по работе с устными и письменными обращениями граждан в структурных подразделениях администрации города Сургута согласно приложению 3.
7. Утвердить памятку руководителям структурных подразделений администрации города по работе с обращениями граждан согласно приложению 4.
8. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на управляющего делами администрации города Катеринич В.М.

 

 

Приложение 1
к распоряжению администрации города
от 01.02.2000 N247

ГРАФИК
приема граждан по личным вопросам Мэром города и его заместителями

Фамилия, имя, отчество руководителя	Должность	Дни и часы приема	Место приема
Сидоров Александр Леонидович	Мэр города Сургута	2-й вторник месяца, 16.00-18.00	Здание администрации города, ул.Энгельса 8, каб. № 311
Новицкий Вячеслав Федорович	Первый заместитель Мэра города	2-я и 4-я среда месяца, 16.00-18.00	Здание администрации города, ул.Энгельса 8, каб. № 323
Матвиенко Владимир Николаевич	Заместитель Мэра города по строительству	1-й и 3-й вторник месяца, 16.00-18.00	Здание администрации города, ул.Энгельса 8, каб. № 314
Кошелева Любовь Николаевна	Заместитель Мэра города, директор Департамента по социальным вопросам и здравоохранению	вторник еженедельно , 16.00-18.00	проезд Советов 4, каб. № 202
Черняк Яков Семенович	Заместитель Мэра города, директор Департамента культуры, молодежной политики и спорта	вторник еженедельно, 16.00-18.00	Здание администрации города, ул.Энгельса 8, каб. № 318
Браташов Владимир Алексеевич	Заместитель Мэра города, директор Департамента по землепользованию, природопользованию и экологии	вторник еженедельно, 16.00-18.00	Здание администрации города, ул.Энгельса 8, каб. № 419
Самойленко Анатолий Петрович	Заместитель Мэра города, председатель комитета по экономике и прогнозировнию	вторник еженедельно, 16.00-18.00	Здание администрации города, ул.Энгельса 8, каб. № 305
Нестеров Владислав Станиславович	Заместитель Мэра города, председатель комитета по управлению муниципальным имуществом	вторник еженедельно, 16.00-18.00	Здание администрации города, ул.Энгельса 8, каб. № 523
Зябликова Татьяна Павловна	Заместитель Мэра города, начальник управления финансов	вторник еженедельно, 16.00-18.00	Здание администрации города, ул.Энгельса 8, каб. № 219

Примечание: Всем руководителям департаментов, управлений, комитетов, отделов и других служб администрации города в единый день приема вести прием граждан на рабочем месте по курируемым вопросам.

 

 

Приложение 2
к распоряжению администрации города
от 01.02.2000________N247__

ГРАФИК
проведения ежегодных проверок структурных подразделений администрации города сектором по работе с населением по вопросам работы с обращениями граждан

Наименование структурного подразделения	Сроки проверки	Куратор
Департамент жилищно-коммунального хозяйства	январь	Новицкий В.Ф.
Управление учета жилья и жилищных субсидий	февраль	Новицкий В.Ф.
Департамент по социальным вопросам и здравоохранению	март	Кошелева Л.Н.
Комитет по образованию и науке	апрель	Стрельцова Н.Я.
Хозяйственно-эксплуатационное управление	апрель	Катеринич В.М.
Департамент инвестиций и финансовой политики	май	Мельник А.Ю.
Отдел перспективного развития и координации застройки города	июнь	Матвиенко В.Н.
Управление по развитию общественного самоуправления	май	Климов В.Ф.
Управление архитектуры и градостроительства	июль	Матвиенко В.Н.
Комитет по информационным ресурсам	июль	Самойленко А.П.
Департамент по землепользованию, природопользованию и экологии	август	Браташов В.А.
Комитет по земельным ресурсам и землеустройству	август	Матвиенко В.Н.
Управление транспорта и связи	сентябрь	Новицкий В.Ф.
Управление торговли	сентябрь	Новицкий В.Ф.
Комитет по экономике и прогнозированию	октябрь	Самойленко А.П.
Информационно-аналитическое управление	октябрь	Тройнина В.И.
Управление регулирования и контроля цен	ноябрь	Самойленко А.П.
Комитет по управлению муниципальным имуществом	ноябрь	Нестеров В.С.
Департамент культуры, молодежной политики и спорта	декабрь	Черняк Я.С.
Управление капитального строительства	декабрь	Матвиенко В.Н.

Примечание: Руководителям департаментов, управлений, комитетов, отделов внутренние проверки работы подчиненных служб по работе с обращениями граждан проводить до назначенного времени в данном графике.

 

 

Приложение 3
к распоряжению администрации города
от 01.02.2000________N247__

ИНСТРУКЦИЯ
проведения ежегодных проверок структурных подразделений администрации города сектором по работе с населением по вопросам работы с обращениями граждан

I. Общие положения

1. Настоящая инструкция устанавливает единый порядок проведения проверок работы с письменными и устными обращениями граждан в структурных подразделениях администрации города Сургута.
2. Руководители структурных подразделений администрации города обязаны рассматривать справки по результатам проверок, принимать по ним необходимые меры и давать на них ответы в течение месячного срока с момента поступления.
3. Цель проверки:
• контроль за соблюдением законодательства в деятельности должностных лиц структурных подразделений администрации города по рассмотрению письменных и устных обращений;
• совершенствование работы структурных подразделений администрации города с письменными и устными обращениями граждан, устранение недостатков в этой работе;
• выявление и устранение причин, порождающих нарушение прав и охраняемых законом интересов граждан, с предложением применения мер воздействия к виновным в ненадлежащем исполнении своих должностных обязанностей;
• информирование руководства города о состоянии работы в подведомственных структурах управления с письменными и устными обращениями граждан.

II. Основные направления проверки

Проверка работы с письменными и устными обращениями граждан предполагает изучение и отражение в справке о состоянии работы с обращениями следующих вопросов:

1. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
   При проверке на этом этапе следует выяснить:
• на кого возложена ответственность с обращениями граждан, кто непосредственно эту работу осуществляет (есть ли специально назначенные для этого лица) и курирует
• отразить случаи нарушения порядка ведения делопроизводства (хранение дел у исполнителя или некомпетентность - отсутствие относящихся к делу материалов, например, в ответе ссылаются на акт проверки, обследования, которые в деле отсутствуют, и т.д.).
• установить полноту и комплектность сформированного материала - факты утери писем с приведением конкретных примеров.
2. СТАТИСТИЧЕСКИЕ ДАННЫЕ О КОЛИЧЕСТВЕ И ТЕМАТИКЕ ПОСТУПИВШИХ СОБРАЩЕНИЙ
   Статистические данные анализируются в следующем порядке:

1.                  Общее количество поступивших писем:

• сколько поступило писем всего за проверяемый период, сравнение с аналогичным периодом предыдущего года обязательно для определения динамики роста или уменьшения количества писем и установления причин этого факта;
• по каким направлениям получено наибольшее количество писем (тематика обращений);
• указать организации, отделы и т.д., на работу которых поступило наибольшее количество жалоб и заявлений, а также фамилии их руководителей.

2.                  Обоснование жалобы:

• определить обоснованность поступивших жалоб, установить причины их возникновения, отразить соответствие действий (или бездействие) соответствующего работника требованиям должностной инструкции и отметить принятые (или не принятые) по отношению к нему меры воздействия;
• наличие объяснительных записок, служебных расследований, проведенных в структурных подразделениях администрации города для определения виновности должностных лиц по обоснованным жалобам при решении вопроса об их ответственности;
• применение руководителями структурных подразделений администрации города мер по восстановлению нарушенных прав граждан в случае признания жалобы обоснованной;
• отмена или изменение не соответствующего закону обжалуемого решения в пределах компетенции должностных лиц структурных подразделений администрации города;
• незамедлительное принятие мер и пресечение неправомерных действий;
• выявление причин, способствовавших нарушению;
• обеспечение восстановления нарушенных прав;
• реальное исполнение принятых в связи с жалобой решений;
• принятие мер в установленном законом порядке и возмещению материального ущерба, если он был причинен в результате ущемления прав заявителя;
• как обоснованные жалобы используются в планировании дальнейшей работы и проверках работы структурных подразделений.

3.                  Повторные обращения.
Отразить:

• количество повторных обращений, динамику обращений (увеличилось или уменьшилось количество писем в проверяемом подразделении по сравнению с соответствующим периодом прошлого года);
• тематику повторных обращений, указать причины обращений, исполнителей предыдущих писем, какие меры принимались к виновным в неудовлетворительном первичном решении;
• принимаемые меры по сокращению повторных писем, вызванных неудовлетворительным первичным разрешением;
• примеры многократного обращения.

4.                  Коллективные обращения:

• количество коллективных писем, поступивших в проверяемый период
• сколько писем признано обоснованными;
• их динамика.

5.                  Рассмотрение жалоб на должностных лиц и неудовлетворительную работу структурного подразделения:

• количество жалоб, на кого конкретно и результат рассмотрения (привести примеры);
• сколько жалоб признано обоснованными;
• меры воздействия, примененные к виновным должностным лицам;
• меры по восстановлению нарушенных прав и законных интересов

6.                  Представляется логичным в этом же разделе осветить и работу с обращениями, в которых заявители дают предложения по совершенствованию работы структурного подразделения администрации города.
Поэтому целесообразно отразить в справке следующие разделы:

• привести данные о рассмотрении писем, содержащих предложения и замечания по улучшению работы структурного подразделения администрации города. Какие из них использованы при подготовке приказов, распоряжений и других документов;
• как учитываются наиболее важные предложения заявителей по улучшению работы подразделения;
• кто и как готовит подобные материалы.

III.Порядок рассмотрения предложений, заявлений, жалоб

Для обработки этого блока вопросов проведение сплошной проверки сформированных дел обязательно. Это позволит:

во-первых, качественно отразить состояние работы с обращениями (полнота, всесторонность, объективность рассмотрения);

во-вторых, проверить правильность статистической информации о количестве обоснованных и повторных жалоб.

Необходима одновременная сверка соответствия записей в журнале регистрации поступивших письменных обращений и наличия копий отправленных ответов в сформированном деле.

В этом разделе должны получить освещение следующие вопросы:

• кто рассматривает обращения в соответствии с распределением должностных обязанностей и направляет их исполнителям;
• сроки рассмотрения писем:
• до 5 дней;
• до 15 дней;
• до 1 месяца.

Следует выделить и расписывать отдельно с указанием конкретных примеров по каждому виду: № дела, фамилия заявителя, суть обращения, срок поступления, срок ответа, на сколько просрочено, фамилия исполнителя.

• форма контроля со своевременностью исполнения писем и кто его осуществляет;
• удельный вес писем, докладываемых руководству, по каким вопросам. Форма доклада: письменно или другим способом;
• практика проверки обращений с выездом на место, количество и тематика рассмотрения таким образом писем;
• выполнение требований закона, запрещающего направлять жалобы граждан для решения тем лицам, действия которых обжалуются. Есть ли такие факты (привести примеры);
• качество рассмотрения обращений - отразить:
• случаи поверхностного рассмотрения вопросов, что привело к повторному обращению;
• неполные ответы, т.е. ответы не по всем вопросам, поставленным заявителем;
• отсутствие ссылок на действующее законодательство и объяснение порядка обжалования в случаях принятия отказного решения;
• ответы не по существу обращения;
• ответ не содержит конкретной и четкой информации (что, когда и кем сделано или будет сделано);
• отсутствие дополнительного ответа с новой датой исполнения в случае, если срок исполнения не укладывается в месяц;
• отсутствие реквизитов ответа (кому направлен, дата отправки, исходящий номер, подпись руководителя);
• качество составления справок исполнителями о результатах рассмотрения

Содержание справки должно отвечать следующим требованиям:

• в тексте должно быть кратко изложено содержание письма с указанием фамилии, имени, отчества заявителя;
• ответ должен строиться раздельно по каждому рассмотренному вопросу, если в письме заявителя содержится несколько вопросов (абзацы нумеруются арабскими цифрами и начинаются подзаголовком, отражающим сущность поставленного вопроса);
• в справке должны быть указаны сведения об авторе письма, необходимые для рассмотрения и разрешения поставленного вопроса;
• в справке должно быть также сообщено о результатах проверки, о вскрытых недостатках по каждому вопросу или факту и о мерах по их устранению;
• справка о результатах рассмотрения предложения, заявления или жалобы гражданина должна быть подписана исполнителем, с наименованием должности и расшифровкой подписи.

IV. Система контроля

1. Система контроля должна предусматривать:
• проверку своевременности, качества ответов и хода исполнения;
• проверку обращений, в которых сообщается о конкретных нарушениях законных правил и интересов граждан, особенно при значимости поднятого в письме вопроса.
2. При проверке системы контроля целесообразно отразить:
• кто конкретно отвечает за эту работу;
• оценка системы контроля и соответствие ее законодательству;
• какие письма берутся на контроль;
• кто и как оформляет продление сроков рассмотрения заявлений;
• наличие случаев продления сроков рассмотрения заявлений;
• сколько обнаружено просроченных заявлений, привести примеры наиболее ярких и характерных, установить виновных в этом.

V. Организация приема граждан по личным вопросам

1. Следует обратить внимание и отметить следующие моменты:
• кто отвечает за работу приемной;
• как организован прием населения руководителем структурного подразделения;
• наличие графика приема населения руководителями и их заместителями; соблюдение часов приема;
• организация работы приемной, ведение и оформление учета посетителей и вопросов, с которыми они обращаются, состояние ведения делопроизводства;
• оформление принятых на приеме решений; организация контроля за реализацией решений, качество обработки решений.
2. Особо отметить наличие фактов формального подхода должностных лиц при организации приема, их уклонение от участия в приеме граждан по личным вопросам или перепоручение его лицам, не имеющим полномочий для разрешения вопросов.
3. Наличие обобщающих материалов (записок, информационно-аналитических справок, информаций) по итогам рассмотрения писем за квартал, год, их качество и предъявляемые администрацией к ним требования
4. Наличие аналитических справок по обоснованным коллективным и повторным жалобам
5. Использование обобщающей информации в планировании работы по устранению выявленных недостатков, проведение проверок в подчиненных структурных подразделениях, а также совершенствование дальнейшей работы (привести примеры).
6. Наличие информационных стендов в каждом структурном подразделении с материалами справочного характера при приеме населения должностными лицами, льготами, законодательству и т.д.

VI. Практика организации контроля за состоянием работы с обращениями граждан в структурных подразделениях

1. Периодичность проведения совещаний, заслушивание отчетов в структурных подразделениях администрации города по вопросам с письменными обращениями, в т.ч. заслушивание обобщающей статистической и аналитической информации.
2. Организация проверок состояния дел по рассмотрению писем в подведомственных организациях (в случае их наличия), наличие плана проверок. Использование данных об удовлетворенных, повторных, коллективных жалобах в проверках работы структурных подразделений. Меры, принятые по результатам проверок, в т.ч. и меры воздействия, примененные к виновным должностным лицам. Количество этих должностных лиц, примеры нарушений и мер воздействия.
3. Проведение повторных проверок с определением динамики нарушений в ранее проверенных структурных подразделениях. Проверка устранения ранее выявленных недостатков.

VII. Выводы и предложения

Справка о проведенной проверке должна заканчиваться выводами и предложениями проверяющих, в числе которых обязательно должны быть отражены следующие моменты:

• предложение по совершенствованию работы с обращениями граждан;
• установленные нарушения и недостатки в работе с обращениями граждан;
• конкретные виновные в ненадлежащем исполнении своих должностных обязанностей и меры воздействия, если по мнению проверяющего их следует применить.

 

 

Приложение 4
к распоряжению администрации города
от 01.02.2000________N247__

ПАМЯТКА
проведения ежегодных проверок структурных подразделений администрации города сектором по работе с населением по вопросам работы с обращениями граждан

Работа с письмами и заявлениями граждан, личный прием населения в условиях кардинальных перемен в политической и экономической жизни страны - один из важных участков деятельности аппарата управления. Через обращения в государственные органы граждане реализуют свое конституционное право непосредственно участвовать в управлении делами государства. С одной стороны, организация своевременного и правильного рассмотрения обращений граждан позволяет осуществлять общественный контроль за государственным аппаратом, добиваться восстановления нарушенных прав граждан, обеспечения социальной справедливости. С другой стороны, информационно-аналитическая работа по обращениям граждан способствует широкому информированию Президента Российской Федерации, Правительства России, Администрации Президента, а также органов федерального и местного управления о наиболее острых проблемах, поднимаемых заявителями в их обращениях. Таким образом, письменные и устные обращения граждан, содержащие в себе коллективное или личное мнение, оценки, требования, просьбы, пожелания, помогают совершенствовать работу федеральных и местных исполнительно-распорядительных органов, обеспечивают двухстороннюю связь между государством и народом.

Предложения, заявления, жалобы граждан государственные органы рассматривают в соответствии с их компетенцией, установленной Конституцией Российской Федерации, конституциями республик в составе Российской Федерации, действующим законодательством.

Большое число граждан России, ближнего и дальнего зарубежья ежегодно обращаются в федеральные органы управления Российской Федерации, к высшим должностным лицам государства с уверенностью, что их внимательно выслушают, поймут, что их обращения будут рассмотрены, а требования, если они законны и обоснованы, - удовлетворены. В этом - доверие народа к руководителям различного уровня и ранга.

В улучшении организации работы по рассмотрению обращений граждан основными направлениями и принципами следует считать:

• обновление законодательной и нормативной базы этой работы как федеральном, так и на региональном уровнях (с учетом традиций многонационального населения, его социально-демографического состава и других факторов);
• направленность на оказание максимальной помощи заявителям в разрешении основанных на действующем законодательстве просьб и предложений, принятие исчерпывающих мер по соблюдению, защите прав и законных интересов граждан, трудовых коллективов, групп и слоев населения;
• коллективный творческий поиск оптимальных форм и методов работы с обращениями граждан;
• дальнейшую адаптацию к новым экономическим реалиям, учет повышения удельного веса акционированных предприятий и организаций, замены командно-административных рычагов управления на правовые и экономические;
• обеспечение широкой гласности в работе с обращениями граждан органов исполнительной власти, местного самоуправления и их должностных лиц;
• обобщение и всесторонний учет мнения граждан при выработке управленческих решений, повышение роли перспективного и текущего прогнозирования для принятия стратегических решений и мер, способных упреждать негативные явления либо смягчить их последствия;
• усиление самостоятельности местных органов исполнительной власти одновременно должно сопровождаться повышением их ответственности перед гражданами;
• направленность процесса совершенствования работы с обращениям граждан вглубь - в города, районы и иные муниципальные образования;
• всемерное расширение передового опыта и, параллельно, сосредоточение внимания на еще нерешенных проблемах в работе с обращениями граждан, принятие энергичных мер для искоренения негативных явлений, устранение причин, порождающих коллективные и повторные жалобы;
• повышение уровня организации работы с обращениями граждан как одного из важных факторов влияния на морально-психологическую обстановку в регионе, муниципальном образовании и на авторитет их руководителей.

Для повышения результативности работы с письменнымии устными обращениями граждан рекомендуется:

• руководителю установить строгую ответственность подчиненных должностных лиц и исполнителей за несвоевременное и неполное рассмотрение всех вопросов, поднимаемых заявителями, за не устранение причин, порождающих нарушения прав и свобод человека и гражданина;
• определить меры морального и материального стимулирования высококачественной работы с обращениями граждан, по преодолению бюрократизма и волокиты при работе с ними ( в том числе через положения о премировании государственных служащих);
• обращать внимание на необходимость принципиального улучшения качества работы с первичными обращениями граждан;
• своевременно информировать заявителей о результатах рассмотрения их обращений;
• повсеместно разъяснять гражданам возможные (в рамках действующих законов) пути и способы решения поднимаемых ими вопросов, порядок обжалования решений государственных и иных органов, действий должностных лиц;
• полнее аргументировать отказы в удовлетворении не основанных на действующем законодательстве требований заявителей;
• обеспечить гарантии доступности руководителей структурных подразделений администрации города и других должностных лиц для регулярного личного приема населения посредством оповещения граждан о порядке и графиках приема, размещения в удобных для посетителей местах справочного материала, выпуском справочников с адресами и телефонами организаций, занимающихся решением наиболее злободневных вопросов населения (социальной защиты, жилищно- коммунальные, пенсионные, судебно-правовые и т.д.);
• регулярно рассматривать на заседаниях, оперативных совещаниях состояние работы с обращениями граждан;
• систематически информировать население через телерадиовещание, печать о практике работы с письменными и устными обращениями граждан и о результатах их рассмотрения.

Для улучшения работы по контролю:

• руководствоваться четкими критериями постановки обращений граждан на контроль за результатами их рассмотрения и обоснованности направления их в органы, в чьей компетенции находится решение данных вопросов;
• особо контролировать исполнение поручений по обращениям, в которых приводятся факты нарушения законов, прав граждан, злоупотребления служебным положением должностными лицами, коррупции, ставятся вопросы социально значимые для страны, регионов и населенных пунктов, отраслей и трудовых коллективов, рассматривать такие заявления и жалобы, а также коллективные и повторные обращения, как правило, с выездом на место;
• осуществлять контроль дифференцированно, с учетом важности вопроса;
• принимать меры к безусловному соблюдению установленных сроков работы с обращениями граждан (продление и снятие с контроля должно осуществляться давшим поручение руководителем, а направленных из вышестоящих органов - только по согласованию с ними);
• использовать такие формы упреждающего контроля за сроками исполнения как <напоминания>, статистические выборки и т.п.;
• повышать требовательность к своевременному исполнению обращений граждан, взятых на дополнительный контроль после промежуточного ответа;
• взыскательнее подходить к точности и полноте информации об исполнении контрольных обращений;
• исключить снятие с контроля писем на основе промежуточного ответа или устного обещания исполнителя, а также ответов, не содержащих конкретной, четкой информации по всем вопросам, поставленным заявителями;
• своевременно и качественно рассматривать заявления граждан, поступающие из Администрации Президента России, Аппарата Правительства, а также направляемых депутатами всех уровней, докладывать их, как правило, первому руководителю.

Для развития информационно-аналитической работы:

• анализировать поступающую почту, материалы с личного приема граждан по периодам времени (ежеквартально, за год) по тематическим, социальным, региональным аспектам, результативности;
• расширять сотрудничество с информационно-аналитической службой администрации города для анализа и обобщения обращений граждан, подготовки материалов к заседаниям, аппаратным совещаниям;
• активнее использовать аналитические материалы по обращениям граждан при подготовке управленческих решений, выработке мер по разрешению проблем подчиненных, социальных групп населения, для проведения мероприятий, способных упреждать негативные явления либо смягчать их последствия, вести учет - какие решения или меры по этим материалам приняты;
• направлять для сведения и использования в работе информационно-аналитические материалы, подготовленные на основе обращений граждан, в вышестоящие органы управления.

Вопросы, возникающие в структурных подразделениях администрации города по обращениям граждан, в случае необходимости, решаются в тесном взаимодействии с соответствующими подразделениями вышестоящих органов через управление делами.

Обращения граждан поступают в виде предложений, заявлений, жалоб

Предложения - обращения граждан, направленные на улучшение деятельности государственных органов, совершенствование социально- экономических отношений и государственного строительства в России.

Заявления - обращения в целях реализации прав и законных интересов граждан.

Жалобы - обращения с требованием о восстановлении прав и законных интересов граждан, нарушенных действиями либо решениями государственных органов, органов местного самоуправления, организациями различных форм собственности, должностными лицами и общественными организациями.

Работа с предложениями, заявлениями и жалобами граждан осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, действующим законодательством и соответствующими должностными инструкциями

 

Регистрация обращений граждан. Порядок их рассмотрения

1. Все поступившие в структурные подразделения администрации города предложения, заявления и жалобы граждан должны быть приняты, учтены и зарегистрированы в день их поступления. При регистрации на письменных обращениях граждан ставится штамп, куда вписывается входящий номер и дата регистрации письма. Ошибочно присланные письма (не по адресу) возвращаются на почту не вскрытыми. Регистрационный штамп проставляется в нижнем правом углу первог листа письма, телеграммы.
2. Делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства и возлагаетс на специально назначенных для этого должностных лиц. Личную ответственность за состояние делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в структурных подразделениях администрации города несут их руководители. Они систематически проверяют порядок ведения делопроизводства и принимают меры к совершенствованию этой работы. При регистрации писем и жалоб необходимо сохранить конверты, ес только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления письма или жалобы.
3. Существуют следующие виды обращений граждан:
• личные - от конкретного заявителя;
• коллективные - группы авторов, объединеных общими интересами (общая работа, членство в одном из политических и общественных формирований, проживание в одном доме, микрорайоне и др.);
• анонимные - считается письменное обращение гражданина или группы лиц без указания данных, позволяющих установить личность обратившегося. Анонимные письма не рассматриваются.
  Повторными считаются письма и жалобы от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого письма истек установленный законодательством срок рассмотрения или когда заявитель не удовлетворен данным ему ответом.
  При работе с повторными письмами подбираются документы по обращениям данного заявителя. При необходимости повторные письма ставятся на контроль.
  Письма одного и того же автора и по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока рассмотрения, считаются первичными.
  Не считаются повторными: письма одного и того же автора, но по разным вопросам, а также многократные - по одному и тому же вопросу, по которому автору даны исчерпывающие ответы соответствующих компетентных органов.
  Во всех случаях проверка писем на повторность возлагается на исполнителей, о чем делается отметка на учетных карточках.
• По сложившейся практике при приеме жалоб от граждан нужно добиться обязательных ее реквизитов: фамилия, имя, отчество, возраст и социальное положение, адрес заявителя, наименование организации или фамилия должностного лица, действия которых обжалуются, существо обжалуемого решения или действия (бездействия), изложение просьбы, подпись заявителя, дата подачи жалобы.
• Рассмотрение обращений граждан (ознакомление с содержанием письма, наложение резолюции), как правило, производится ежедневно и не должно превышать 3 дней со дня регистрации.
• Срок рассмотрения обращений граждан не должен превышать 30 дней со дня регистрации, если в резолюции не указан другой срок исполнения. А не требующие дополнительной проверки и изучения обращения рассматриваются в срок не выше 15 дней.
• Зарегистрированные письма граждан передаются в структурные подразделения под расписку или отправляются почтой с уведомлением о получении.
• Ответы от организаций и структурных подразделений администрации города по исполнению поручений по обращениям граждан, зарегистрированные в секторе по работе с населением администрации города, должны направляться в данный сектор в целях осуществления контроля за ходом исполнения и его результатам. Ответы на письма граждан даются в письменном виде.
  Ответы в вышестоящие организации имеют право подписывать Мэр города, его заместители (если письма были направлены им).
• В ответах на письменные обращения граждан не допускаются:
• взаимоисключающая по содержанию информация;
• формальный подход к решению поставленных в письме вопросов
• отсутствие информации о мерах, принятых с целью устранени выявленных недостатков;
• отсутствие информации о результатах рассмотрения хотя бы одного из поставленных в письме вопросов;
• отсутствие информации о продлении сроков рассмотрения (ес таковое имеется) с сообщением об этом авторам письма.
• Если рассмотрение письма было поручено нескольким лицам и в резолюции не указан ответственный исполнитель, то ответственным за подготовку ответа является лицо, указанное в резолюции первым.
• В случае, если на обращении стоит штамп <контроль> или "подлежит возврату", такие обращения при ответе подлежат возврату в сектор по работе с населением.
• Если в поручении по обращению несколько исполнителей, то он не позднее, чем за 5 дней до истечения срока ответа на обращение, представляют ответственному исполнителю справки для обращения и составления ответа.
• Исполненными считаются обращения граждан, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и авторам даны исчерпывающие ответы.
  Документы не считаются исполненными, если в ответах сообщается лишь о предполагаемых мерах решения поставленных в них вопросов.
  Запрещается направлять жалобы граждан тем органам и должностным лицам, действия которых обжалуются.
• Исполненные обращения граждан со всеми относящимися к ним материалам и оформленный ответ передаются в сектор по работе с населением, где вся информация вводится в ЭВМ.
• Обращения граждан могут быть сняты с контроля в том случае, если получен окончательный ответ, подписанный должностным лицом, давшим контрольное поручение, либо лицом, официально его заменяющим.
• Информация о поступивших в администрацию города обращениях граждан анализируется и готовится информационно-аналитическая справка (1 раз в квартал, за год), которая доводится до сведения Мэра города.

 

Правила работы с обращениями граждан в структурных подразделениях администрации города

1. Обращения граждан, поступившие в структурные подразделения администрации города из сектора по работе с населением и требующие ответа в вышестоящую организацию или управление делами, должны рассматриваться в срок, указанный в поручении или в соответствии с законодательством.
2. Срок рассмотрения этих обращений исчисляется с даты регистра письма в секторе по работе с населением. При невозможности рассмотрения обращения в указанные сроки, необходимо заблаговременно решить вопрос о продлении срока рассмотрения.
   Продлить срок рассмотрения может только то должностное лицо, которое его установило (если срок исполнения установлен вышестоящей организацией, этот вопрос следует решать с ней).
3. Для продления срока рассмотрения обращения необходимо заблаговременно подготовить справку с указанием проделанной на сегодняшний день работы по выполнению поручения, обоснованиям невозможности рассмотрения его в сроки в полном объеме, а также предложения по продлению срока рассмотрения.
   Справка должна быть подготовлена на бланке структурного подразделения администрации города и подписана руководителем или лицом, официально его замещающим.
4. При подготовке ответов в вышестоящую организацию используютс фирменные бланки администрации города.
   На ответе, направляемом в вышестоящую организацию, необходимо сделать ссылку на исходящий номер обращения этой организации, указать фамилию исполнителя и номер его телефона.

 

Об организации приема граждан по личным вопросам в структурных подразделениях администрации города

Общие положения.

1. Прием граждан по личным вопросам осуществляется, как правило еженедельно по вторникам с 16.00 до 18.00 часов. Перенос приема граждан по личным вопросам на другое время не допускается.
2. В случае отсутствия должностного лица, ведущего прием по лич вопросам, прием записавшихся граждан ведет другое, замещающее его должностное лицо.
3. Сведения о днях и часах приема по личным вопросам граждан должностными лицами администрации города, руководителями структурных подразделений вывешиваются в доступном для общего обозрения месте.
4. В структурных подразделениях администрации города, которые п специфике работы посещает большое количество граждан, прием по личным вопросам осуществляется ежедневно, кроме выходных дней, в течение всего рабочего дня. В этих целях приказом руководителя подразделения назначается ответственный работник для ведения приема по личным вопросам или определяется иной порядок, обеспечивающий ежедневный прием граждан.
5. При необходимости, для рассмотрения поставленных заявителем вопросов в ходе приема по личным вопросам может быть приглашен специалист соответствующего структурного подразделения администрации города или другой организации (по договоренности).
   Во время приема по личным вопросам каждый гражданин имеет возможность сделать устное заявление либо оставить письменное обращение по существу поднимаемых им вопросов.
   Для приема посетителей, не владеющих русским языком, приглашаются специалисты, владеющие языком общения посетителя.

Запись граждан на прием по личным вопросам.

1. Запись граждан на прием по личным вопросам к руководителям структурных подразделений администрации города проводят ежедневно их помощники или другие должностные лица, назначенные руководителями этих подразделений, или по указанию работников сектора по работе с населением управления делами администрации города.
   Отказ руководителями структурных подразделений администрации города в приеме граждан, направленных через сектор по работе с населением управления делами, не допускается.
2. Работники структурных подразделений администрации города, назначенные для ведения ежедневного приема граждан, ведут прием без записи.
3. При записи на прием по личным вопросам к Мэру города, заместителям Мэра города учитывается, у кого из руководителей структурных подразделений администрации, заместителей Мэра города были ранее на приеме граждане, как решались поставленные ими вопросы, обоснованность данных им ответов.
4. При первичном посещении сектора по работе с населением для записи на прием по личным вопросам к Мэру города и его заместителям граждане направляются, прежде всего, к руководителям соответствующих структурных подразделений администрации города в зависимости от сложности интересующих их вопросов.
5. Учет приема граждан по личным вопросам руководителями структурных подразделений администрации города ведут помощники руководителей подразделений или другие назначенные ими должностные лица в установленном порядке.
   Прием граждан регистрируется в отдельном журнале. Обязательна регистрация даты обращения, фамилии, имени, отчества, адреса, вопроса, по которому посетитель обращается, и принятое по нему решение.
6. Контроль за результатами рассмотрения устных обращений гражд и поручений по ведению приема по личным вопросам в структурных подразделениях администрации города осуществляют помощники руководителей подразделений или другие назначенные для этих целей должностные лица.
7. Должностные лица, осуществляющие контроль по вопросам приема по личным вопросам, обеспечивают своевременное, в установленные законодательством сроки, выполнение исполнителями просьб, высказанных посетителями на приеме, и информируют руководителей о принятых мерах.
8. Должностные лица, которым поручено исполнение устных обращений граждан, внимательно изучают содержание высказанных ими на приеме по личным вопросам просьб и данных руководителями по этому поводу поручений, по мере надобности запрашивают необходимые документы, готовят, в зависимости от содержания поручения, информацию или ответ посетителю.
9. Должностные лица, ведущие учет приема граждан по личным вопросам руководителями структурных подразделений администрации города, представляют по требованию управления делами администрации города информацию о приеме по установленной форме.

Примечание: При составлении памятки использованы документы:

• Указ Президиума Верховного Совета СССР от 12 апреля 1968 года с изменениями и дополнениями от 4 марта 1980 г. и от 2 февраля 1988 г. "О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан";
• Положение об отделе писем и приема граждан Администрации Президента РФ. Утверждено распоряжением Президента Российской Федерации от 16 декабря 1993 г. № 770-рп;
• Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях. Утверждено Постановлением Государственного комитета СССР по науке и технике, Государственного комитета по стандартам и Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 30 ноября 1981 г. № 463/162/298;
• Федеральный Закон "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" от 28 августа 1995 года № 154-Ф3;
• Закон Ханты-Мансийского автономного округа "Об административной ответственности за нарушение законодательства о местном самоуправлении в ХМАО" № 74-03 от 12 ноября 1998 года;
• Закон Тюменской области "О порядке рассмотрения обращений граждан" от 23 мая 1995 года № 3;
• Рекомендации для работников, занимающихся организацией рассмотрения обращений граждан в органах исполнительной власти по ХМАО, от 6 марта 1998 года № 841;
• Устав муниципального образования город окружного значения Сургут. Принят Думой города Сургута, решение от 22 февраля 1996 г. № 65, изменения и дополнения от 30 октября 1998 года №126-II ГД;
• Инструкция по делопроизводству в аппарате администрации города. Утверждена распоряжением главы администрации г.Сургута №941 от 8 августа 1994 года.

         Мэр города                                            А.Л.Сидоров