В соответствии с Положением о муниципальном заказе в муниципальном образовании город окружного значения Сургут, принятым решением городской Думы от 07.12.2000 № 317-IIГД, в целях обеспечения сохранности конкурсной и иной документации, относящейся к проведению конкурсов на поставку продукции, выполнение работ, оказание услуг для нужд муниципального образования город окружного значения Сургут:
- Утвердить Инструкцию о порядке хранения конкурсной и иной документации, относящейся к проведению конкурсов на поставку продукции, выполнение работ, оказание услуг для нужд муниципального образования город окружного значения Сургут, согласно приложению.
- Руководителям структурных подразделений администрации города, имеющим в своем составе рабочие группы (организаторов конкурсов), принять к исполнению указанную Инструкцию.
- Контроль за выполнением распоряжения возложить на заместителя Мэра города, председателя комитета по экономике и прогнозированию Самойленко А.П., управляющего делами администрации города Катеринич В.М.
| Мэр города | А.Л.Сидоров |
Приложение
к распоряжению
Мэра города № 214 от 31.01.2001
ИНСТРУКЦИЯ
о
порядке хранения конкурсной и иной документации, относящейся к проведению
конкурсов на поставку продукции, выполнение работ, оказание услуг для нужд
муниципального образования город окружного значения Сургут
1. Общие положения
1.1 Настоящая Инструкция определяет порядок и сроки хранения документации, относящейся к проведению конкурсов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд муниципального образования город окружного значения Сургут до принятия соответствующего закона.
1.2. В соответствии с пунктом 5.13 Положения о муниципальном заказе в муниципальном образовании город окружного значения Сургут, принятым решением городской Думы от 07.12.2000 № 317-IIГД, обязанность по обеспечению сохранности документации возлагается на организаторов конкурсов (комитет по экономике и прогнозированию администрации города, рабочие группы в структурных подразделениях администрации города).
1.3. В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:
- Конкурсная документация - формы заявки на участие в торгах
(конкурсах), разработанные организатором конкурса с учетом необходимых
критериев отбора победителя и передаваемые участникам торгов (конкурсов) за
установленную плату.
Хранению подлежат заполненные формы конкурсной документации с приложениями (пункт 6.1 Положения о муниципальном заказе в муниципальном образовании город окружного значения Сургут) ,представленные на конкурс его участниками. - Срок хранения - срок, установленный настоящей Инструкцией, в течение которого организатором конкурса обеспечивается сохранность документов, исчисляемый с 1 января года, следующего за годом, к которому относится данный документ.
- Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения.
- Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
2. Основные требования к формированию дел, подлежащих хранению
2.1. Заголовки дел должны быть краткими и соответствовать смысловому содержанию документов в данном деле.
2.2. Заголовок дела состоит из элементов, располагающихся в следующей последовательности:
- название вида дела (конкурс, его название, дата проведения, переписка и т.п.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.п.);
- название организации (структурного подразделения), которой адресованы документы;
- краткое содержание документов дела;
- даты (период), к которым относятся документы дела.
2.3. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела.
2.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
- помещать в дело только исполненные документы;
- проверять правильность оформления каждого документа: наличие подписей, даты, заверительной надписи на копии и т.п.;
- группировать в дела документы одного делопроизводственного года;
- приложения, независимо от их дат, присоединять к тем документам, к которым они относятся. Приложения большого объема следует формировать в отдельный том, о чем в документе делается отметка.
2.5. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы.
2.6. Заполненные формы конкурсной документации, относящиеся к конкретному конкурсу, приложения к ним, а также заявки структурных подразделений на проведение данного конкурса формируются в отдельное дело.
2.7. Протоколы решений комиссий за соответствующий год, расположенные по порядку, составляют содержание отдельного дела.
2.8. Переписка систематизируется в хронологической последовательности:
- документ-ответ помещается за документом-запросом, входящие документы располагаются по датам поступления, исходящие - по датам отправления.
3. Перечень документов, подлежащих хранению, и сроки хранения
3.1. Документы, связанные с формированием реестра муниципального заказа:
- проекты муниципальных заказов структурных подразделений на соответствующий финансовый год - срок хранения 1 год;
- сводный проект муниципального заказа на соответствующий финансовый год - срок хранения 3 года.
3.2. Документы, относящиеся к проведению конкурсов:
- заполненные формы конкурсной документации с приложениями, заявки структурных подразделений на размещение муниципальных заказов, оформленное в установленном порядке объявление о проводимых торгах - срок хранения 1 год;
- протоколы решений отраслевых комиссий - срок хранения 3 года;
- протоколы согласований центральной конкурсной комиссией - срок хранения 3 года.
3.3. Статистические и другие виды отчетности - срок хранения 3 года.
3.4. Переписка - срок хранения 1 год.
3.5. Акты уничтожения - срок хранения 3 года.
3.6. Фотоматериалы, компьютерные дискеты и диски, предоставляемые на конкурс, аудио- и видеокассеты с записью заседаний комиссий - срок хранения 1 год.
4. Порядок уничтожения документов по истечении сроков хранения
4.1. По истечении каждого календарного года организатор конкурсов формирует перечень документации, подлежащей уничтожению по сроку хранения. Руководитель структурного подразделения, в составе которого осуществляет свою деятельность организатор конкурсов, назначает своим приказом ответственных лиц, обязанных уничтожить документацию согласно перечню.
4.2. Оформленные и утвержденные руководителем структурного подразделения акты уничтожения подлежат хранению.