При представлении кандидата к награждению вид награды определяется в строгом соответствии с требованиями положения о конкретном виде награды, исходя из степени заслуг представляемого, соблюдая принцип последовательности награждения, учитывая численность работающих в предприятии, учреждении, организации.

Ходатайство и наградные документы о награждении наградами всех уровней возбуждаются трудовыми коллективами предприятий, учреждений, организаций и направляются на имя Главы города Сургута для дальнейшего рассмотрения (ходатайство и наградные документа для представления к награждению наградами Думы города Сургута направляются в адрес Председателя Думы города Сургута).

Кандидатура для награждения рассматривается на собрании трудового коллектива организации, ее совета или собранием участников (акционеров и др.). Решение собрания коллектива оформляется протоколом либо выпиской из протокола.

Рекомендуемый стаж работы (службы) в занимаемой должности лица, представляемого к награждению, как правило, должен составлять не менее трех лет.

В случае отсутствия у лица, представляемого к награде, основного (постоянного) места работы, (в том числе на лиц, находящихся на пенсии), ходатайство о награждении возбуждается в коллективах соответствующих общественных организаций (ветеранских, творческих союзов, религиозных объединений и др.). Оформление наградных документов производится по месту их общественной работы по решению общего собрания членов соответствующей общественной организации, либо совета (правления, президиума) общественной организации.

При представлении к награждению граждан за деятельность, не связанную с их основной работой (к примеру, за активное участие в общественной работе, благотворительную деятельность и т.д.), вопрос о награждении, инициированный в соответствующей сторонней организации, должен в обязательном порядке рассматриваться в коллективе по месту их основной работы. Мнение коллектива оформляется протоколом собрания и прилагается к наградным документам.

На каждого представляемого к награждению оформляются наградные документы установленного образца (наградной лист, либо сведения о лице, представляемом к награде, либо характеристика и т.д.) в соответствии с правовыми актами о награждении и конкретным видом награды. Данные документы являются основными документами, отражающими практически все данные о личности награждаемого.

При заполнении вышеназванных наградных документов не допускаются какие-либо сокращения, аббревиатуры, неточности и исправления, указываются следующие сведения:

• фамилия, имя, отчество награждаемого (в именительном падеже), дата и место его рождения - по документу, удостоверяющему личность гражданина;
• должность и место работы - заполняется согласно записи в трудовой книжке (трудовом соглашении) (для военнослужащих - по учетно-послужной карточке или личному делу) с указанием занимаемой в настоящее время должности и полного (без сокращений) наименования структурного подразделения, предприятия, учреждения, организации, акционерного общества, в котором осуществляется текущая трудовая деятельность (служба) представляемого к награждению. При написании названия предприятия, учреждения, организации указывается также их организационно-правовая форма, согласно регистрационно-уставным документам;
• полученное образование и специальность (по диплому), полное наименование учебного заведения и год его окончания;
• при исчислении общего стажа работы, стажа работы в отрасли, стажа работы в трудовом коллективе указывается полное число лет на момент проведения собрания трудового коллектива о выдвижении кандидата к награждению;
• наличие наград (награды муниципального образования, субъекта Российской Федерации, ведомственные, государственные награды размещаются по старшинству, награды общественных организаций указываются в тексте характеристики);
• трудовая деятельность (служба), в строгом соответствии с данными трудовой книжки (учетно-послужной карточкой или личным делом военнослужащего) с указанием всех ранее занимаемых должностей с разбивкой по годам, а также наименование ВУЗа и периода обучения в нем (только при очной форме обучения), при заполнении не используются слова «назначен», «переведен», «уволен».

Необходимо незамедлительно сообщать в адрес управления общего обеспечения деятельности Администрации города об изменениях должностей, случаях увольнения, смерти граждан, представленных к награждению, других обстоятельствах, требующих возврата документов о награждении.

Следует помнить:

• при наличии в трудовой деятельности перерывов в работе свыше трех месяцев предоставляется справка, объясняющая причины данного перерыва;
• для более точного подсчета стажа работы в коллективе необходимо указывать переименования, преобразования предприятия, организации (если это имело место), обязательно указывать, на основании какого нормативного акта это происходило.
• в графе «адрес организации» указывается фактический адрес последнего места работы (службы). При перечислении прежних мест работы (службы) указывается только субъект Российской Федерации (военный округ, флот);
• характеристика с указанием конкретных заслуг представляемого к награждению, позволяющая объективно оценить вклад награждаемого в решение задач социального, экономического, политического и культурного развития города, региона, страны (в соответствии с видом награды), других достижений.

В характеристике представляемого к награждению необходимо отразить личный вклад кандидата в развитие соответствующей отрасли, подтверждая заслуги и достижения, представляемых к награждению конкретными фактами, а также данные, характеризующие личность награждаемого, его квалификацию, конкретные трудовые (военные) заслуги, сведения об эффективности и качестве работы, участии в общественной деятельности, излагаются конкретные профессиональные заслуги и достижения кандидата в трудовой деятельности (указываются сведения об эффективности и качестве его работы, приводятся основные показатели его деятельности, разработанные методики, программы, периодические издания (статьи, сборники), участие в конкурсах, освоение нового оборудования и т.д., приводятся характерные примеры инициативных и профессиональных действий, конкретные цифры и показатели работы).

Выполнение должностных обязанностей не должно преподноситься в качестве особых заслуг кандидата к награждению. В характеристике не следует повторять информацию, изложенную в предыдущих пунктах наградных документов (какое учебное заведение и в каком году окончил, его передвижение по службе стаж работы, в какой должности работает сейчас, весь послужной список и т.д.).

Характеристика должна быть ёмкой и в то же время лаконичной, содержать конкретные личные заслуги за последние три-пять лет профессиональной деятельности.

Из характеристики должно быть видно, что за свои трудовые достижения работник, действительно, достоин награждения, а указываемые заслуги соответствуют положению о награде (почетном звании), к которой он представлен.

Характеристика оформляется в официально-деловом стиле в соответствии с нормами русского литературного языка (отсутствие речевых повторов, неточности словоупотребления, грамматических, стилистических, орфографических и пунктуационных ошибок, исправлений).

Необходимо помнить, что процесс награждения – это не просто официальная процедура, а кропотливая и ответственная работа, конечным итогом которой должен стать выбор достойнейших.