На основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса
расходы на командировки относятся к прочим расходам, связанным с производством и
реализацией. Но только при их документальном подтверждении (ст. 252 НК РФ). В
письме от 18.08.2009 № 3-2-06/90 ФНС России привела список подтверждающих
документов и правила их составления.
Первичным документом, на
основании которого учитываются расходы работника, понесенные во время
командировки (списываются подотчетные суммы), является авансовый отчет. Он
утверждается руководителем организации при наличии письменного отчета о
выполненной работе в командировке, согласованного с руководителем структурного
подразделения работодателя. Датой признания расходов на командировку является
дата утверждения авансового отчета.
Расходы, указанные в авансовом
отчете, учитываются в целях налогообложения прибыли только при условии, что
отчет оформлен по правилам, установленным постановлением Правительства РФ от
13.10.2008 № 749. Так, к авансовому отчету прилагаются обязательные
оправдательные документы: командировочное удостоверение (форма № Т-10,
утвержденная постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1), документы о
найме жилого помещения, о фактических расходах по проезду (включая страховой
взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг
по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных
принадлежностей), об иных расходах, связанных с командировкой. Отсутствие этих
документов или их ненадлежащее оформление не позволит уменьшить налоговую базу
по налогу на прибыль на командировочные расходы.
Что касается приказа
(распоряжения) о направлении работников в командировку (формы № Т-9 и Т-9а) и
служебного задания (форма № Т-10а), то их наличие и оформление регулируются
внутренним документооборотом организации. Эти документы первичными для признания
задолженности перед работником по командировочным расходам не являются. И
поэтому требование пункта 1 статьи 252 НК РФ о подтверждении расходов только
надлежаще оформленными документами на них напрямую (формально) не
распространяется.
Пресс-служба ИФНС России
по г. Сургуту ХМАО-Югры