Порядок подтверждения подробно регулируется постановлением Правительства РФ от 02.10.2014 №1015 «Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления страховых пенсий».
Рассмотрим наиболее типичные причины, по которым документы, представленные для установления пенсии, не принимаются в качестве подтверждения трудового стажа в целях назначения страховой пенсии по старости.
До обязательной регистрации граждан в качестве застрахованного лица в соответствии с Федеральным законом от 01.04.1996 г. №27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», трудовой стаж подтверждается на основании документов, выдаваемых работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
Основным документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору до даты регистрации гражданина в качестве застрахованного лица, включаемые в страховой стаж, является трудовая книжка.
Записи в трудовой книжке, учитываемые при подсчете страхового стажа, должны быть оформлены в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день их внесения в трудовую книжку.
Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности – пункт 42 Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». Изготовлением бланков трудовых книжек занимается ФГУП «ГОЗНАК министерства финансов РФ». И при назначении пенсии Пенсионный фонд РФ обязательно запрашивает информацию о дате изготовления трудовой книжки. Соответственно, если книжка или вкладыш к ней был изготовлен позже, чем сделанные в ней записи, последуют соответствующие выводы.
Особое внимание уделяется соблюдению требований к ведению трудовой книжки:
запись о периоде работы должна содержать наименование организации, наименование должности;
записи должны быть без исправлений, содержать основания внесения;
записи располагаются в хронологическом порядке, должны содержать сведения о реорганизации, переименовании предприятия;
запись об увольнении заверена печатью организации, которая должна читаться;
в оттиске печати наименование организации соответствует наименованию организации при приеме и т.д.
Если указанные требования нарушены, соответствующие записи или трудовая книжка целиком не будут учитываться при подсчете страхового стажа.
Отдельно стоит отметить вопрос о заполнении титульного листа трудовой книжки или вкладыша, на котором указываются персональные данные лица, которому выдается данный документ. Внимательно проверяйте правильность написания фамилии, имени, отчества и даты рождения. Если в указанные данные вносились исправления из-за допущенной ошибки или в связи со сменой фамилии, исправления должны быть оговорены и заверены печатью работодателя. В противном случае Пенсионный фонд РФ обоснованно сделает вывод о том, что невозможно установить, принадлежит ли трудовая книжка именно Вам.
При отсутствии трудовой книжки, а так же в случае если в трудовой книжке содержатся неправильные и неточные сведения либо отсутствуют записи об отдельных периодах работы, в подтверждение периодов работы принимаются письменные трудовые договоры, оформленные в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день возникновения соответствующих правоотношений, трудовые книжки колхозников, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы.
В большинстве случаев выдаются справки о работе в определенные периоды либо работодателем, либо соответствующими архивными организациями. В таком случае обращайте внимание на требования к такого рода документам:
номер и дата выдачи;
фамилия, имя, отчество застрахованного лица, которому выдается документ;
число, месяц и год его рождения;
место работы;
период работы (иной деятельности, иного периода);
профессия (должность);
наличие (отсутствие) отвлечений;
основания их выдачи (приказы, лицевые счета и другие документы).
По общему правилу, если документы не соответствуют указанным требованиям, их также не примут при расчете страхового стажа.
Так, документы считаются оформленными ненадлежащим образом, если:
не содержат даты выдачи документа;
содержат неверно указанные фамилию, имя, отчество работника;
не содержат сведений о полной дате рождения работника;
не содержат даты издания приказов о приеме и (или) увольнении работника и т.п.
После даты регистрации гражданина в системе обязательного пенсионного страхования периоды работы подтверждаются на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета. С указанного времени Пенсионный фонд Российской Федерации организует и ведет учет сведений о каждом застрахованном лице для реализации пенсионных прав в соответствии с законодательством Российской Федерации. При этом в обязательном порядке на каждое застрахованное лицо Пенсионный фонд Российской Федерации открывает индивидуальный лицевой счет с постоянным страховым номером (документ, хранящийся в электронном виде в форме записи в органах Пенсионного фонда РФ, содержащий предусмотренные законом сведения о застрахованных лицах).
Обращаем внимание. В случае полного соответствия записей в трудовой книжке сведениям индивидуального лицевого счета, гражданин может обратиться с заявлением о назначении пенсии, не прикладывая трудовую книжку, сведения о заработной плате. В этом случае следует сделать соответствующую отметку в заявлении («с принятием решения о назначении пенсии по имеющимся в распоряжении территориального органа ПФР сведений индивидуального учета без представления дополнительных документов о стаже и заработке согласен»).